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Comercio

Esto debe tener en cuenta como empresa a la hora de emitir una factura electrónica

Para el caso de los consumidores, la facturación electrónica proporciona una mayor comodidad y accesibilidad, permitiendo recibir y gestionar facturas de manera digital

28 de enero de 2025

Juliana Mariana Cantor

jcantor@larepublica.com.co

Canal de noticias de Asuntos Legales

La facturación electrónica es un proceso que permite la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital. Este sistema no solo cumple con los mismos requisitos legales que las facturas físicas, sino que también ofrece múltiples ventajas tanto para las empresas como para los consumidores.

Desde la perspectiva empresarial, este medio de cobro mejora la eficiencia operativa debido a que automatiza procesos, reduce errores y disminuye costos asociados con la impresión y el envío de documentos. También, facilita el cumplimiento normativo y mejora la relación con los clientes al ofrecer un servicio más rápido y transparente.

Para el caso de los consumidores, la facturación electrónica proporciona una mayor comodidad y accesibilidad, permitiendo recibir y gestionar facturas de manera digital.

Esto debe tener en cuenta como empresa a la hora de emitir una factura electrónica
Gráfico LR

Según un comunicado emitido por la Dian, existen diferentes tipos de facturación electrónica. Algunos de los más comunes son: la factura electrónica de venta, el reporte para la validación de facturas de talonario o papel, y son expedidas por inconvenientes tecnológicos que pueda tener el facturador. Documento para soporte de pago de nómina electrónica y documento soporte de adquisiciones con no obligados, el cual hace referencia a un documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio en caso de que el proveedor no esté obligado a expedir factura electrónica.

Sin embargo, ¿Qué es lo que debe tener en cuenta como empresa y consumidor a la hora de calcular y emitir una factura electrónica?

Empresa

La entidad, en un instructivo oficial, determinó que como facturador electrónico usted debe cumplir con una serie de requisitos.

En primer lugar, debe revisar si tiene obligación de ser facturador electrónico. El artículo 6 y
7 de la Resolución 0042 de 2020 establece que aquellos que sean comerciantes, importadores o prestadores de servicios deben expedir su factura de venta a través de esta modalidad.

Segundo, debe consultar la fecha de obligatoriedad para empezar a emitir facturas electrónicas en el calendario. Según la página oficial de la entidad, existen tres tipos de calendarios.

El calendario uno corresponde a todas las actividades económicas registradas en el RUT, conforme a los códigos CIIU.

El calendario dos aplica para entidades contribuyentes como el Estado y empresas del sector público o gran contribuyente. Para conocer a qué grupo contributivo pertenece, puede realizar la consulta en la casilla 53 del RUT.

Por último, el calendario permanente aplica para todos aquellos que constituyan su empresa, pasen a ser responsables de IVA o impuesto al consumo. Para comenzar a expedir las facturas, la normativa establece que este grupo solo puede empezar a expedir sus facturas electrónicas dos meses después de que las fechas de los calendarios 1 y 2 hayan comenzado.

Tercero, es importante contar con un software de 'Facturación Electrónica'. Para esto, usted puede escoger entre el servicio de facturación gratuito de la Dian, los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la entidad o el desarrollo de un software propio.

Andrés Velázquez, socio de Velásquez Abogados, explicó que "la facturación gratuita de la Dian es un software disponible para cualquier interesado con acceso a internet, siempre y cuando sea contribuyente". En caso de que no, este tendrá que pagar". También enfatizó que, en caso de que la persona opte por contratar servicios de un proveedor, es necesario que este sea habilitado por la entidad financiera.

Cuarto, realizar el proceso correspondiente para que pueda expedir su certificado de firma digital, el cual se puede tramitar a través de la página web y debe ser autorizado por la Organización Nacional de Acreditación de Colombia, Onac. Quinto, para el registro y selección del modo de operación, usted debe tener acceso a un dispositivo móvil con ingreso a internet.

De igual forma, es importante resaltar que el Artículo 615 del Estatuto Tributario establece el siguiente grupo de personas como responsables de generar la facturación electrónica. Personas jurídicas que enajenen bienes y/o presten servicios, personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a $124,6 millones. Personas naturales con ingresos por debajo del mismo monto que tengan más de un establecimiento de comercio y que además tengan consignaciones e inversiones superiores a $119,9 millones.

LOS CONTRASTES

  • Andrés Felipe Velásquez Socio Velásquez Osorio Abogados

    "la facturación gratuita de la Dian es un software disponible para cualquier interesado con acceso a internet, siempre y cuando sea contribuyente". En caso de que no, este tendrá que pagar".

  • Michael Ortegón Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de Uninpahu

    "Las empresas que emiten facturas electrónicas están obligadas a cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012"

  • Jimmy JiménezAbogado civil de Integrity Legal

    "La factura debe entregarse en un formato que permita su almacenamiento, como PDF o un enlace seguro"

Cliente

Es importante resaltar que, como comprador de bienes o servicios, usted debe exigir la factura o documento que respalde la transacción para efectos de servicio postventa, acreditación de propiedad y usos fiscales en caso de ser necesario.

Jimmy Jiménez, abogado civil de Integrity Legal, explicó que la Ley 1480 de 2011 del Estatuto del Consumidor vela por la protección de los datos personales del consumidor. A su vez, resaltó que esta normativa también vela por factores como la transparencia y claridad de la información suministrada al usuario y la recepción y conservación de la factura.

"La factura debe entregarse en un formato que permita su almacenamiento, como PDF o un enlace seguro", enfatizó el abogado.

Con respecto a los datos que deberían ser solicitados a la hora de emitirse la factura del servicio, usted debe asegurarse de que se encuentre la siguiente información: sus nombres y apellidos completos, o razón social si es el caso, número de cédula o NIT y un correo electrónico al que se pueda enviar el respaldo del trámite realizado.

A diferencia de las empresas que están obligadas a generar la factura electrónica, como consumidor, usted no debe presentar el RUT para poder recibirla, solamente brindar los datos anteriormente mencionados.

Con respecto a los medios en donde podría recibir este respaldo, el más común es su correo electrónico. Sin embargo, en caso de no poderse enviar de esta forma, la empresa o entidad donde esté realizando la transacción deberá entregarle este soporte de forma física.

Michael Ortegón, decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de Uninpahu, señaló que es importante, como consumidor, corroborar que quien está emitiendo la factura sea una entidad autorizada por la Dian.

Al mismo tiempo, remarco que "Las empresas que emiten facturas electrónicas están obligadas a cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012". Lo que significa que, para poder emitir la factura, la empresa debió obtener previamente una autorización por parte del consumidor sobre el tratamiento de sus datos.

En caso de que el consumidor detecte un error en la factura electrónica, el abogado asegura que este deberá notificarlo al proveedor mediante una solicitud formal, por escrito o por correo electrónico. Allí tendrá que expresar de forma clara el número de la factura y el error identificado.

En caso de que la empresa implicada no responda o se niegue a corregir el problema, "el consumidor puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, anexando la factura original y la evidencia de la solicitud", aclaró Ortegón.

Para poder identificar la veracidad de su factura electrónica, Jiménez recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

Rectifique el código único de la factura electrónica, Cufe. Este es un código alfanumérico que asegura la trazabilidad de la factura y puede ser validado a través de la página web de la Dian en el apartado de facturas electrónicas.

A través del portal de la Dian, los consumidores pueden validar la veracidad de la entidad y facturas ingresando los datos de esta y el NIT del emisor.

Asegúrese de que datos como la identificación del emisor y receptor, descripción de bienes o servicios, y la firma digital estén presentes y al día por la entidad a la que le está haciendo la compra.

Asegurarse de que la firma electrónica sea válida y que el software del proveedor esté autorizado por la Dian. Esto lo puede consultar en la página web de la Dian en el apartado de certificados.

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