Hasta el momento hay 13 notarías digitales en Colombia para realizar diversos trámites

La Superintendencia de Registro y Notariado anunció recientemente que la Notaría 26 de Bogotá ya tiene habilitados los canales para realizar trámites de manera digital. Los esfuerzos de la entidad por digitalizar el mayor número de notarías están rindiendo frutos durante los primeros meses del año.

Actualmente, en el país hay un total de 13 notarías que cumplen con los requerimientos y el soporte tecnológico para la prestación del servicio. Bogotá cuenta con 11 notarías, mientras que Medellín tiene una y Barranquilla una más.

Aunque el número pueda parecer reducido, la superintendente de Notariado y Registro, Goethny Fernanda García, reveló que hasta la fecha más de 89 notarías a nivel nacional han hecho la solicitud de verificación de cumplimiento de requisitos, “por lo que en los próximos días serán más”.

Cuando se le preguntó a la funcionaria por las proyecciones para el primer semestre, explicó que “con cada solicitud de Notarías que cumplen con todos los requisitos de los anexos técnicos del proyecto de Digitalización Notarial y la Dirección de vigilancia y control Notarial, la SNR iniciará con la inspección de los documentos cargados en dicho repositorio”.

Carlos Jorge Rodríguez, encargado del proceso de digitalización y head of digital goverment en Olimpia It, aseguró que como proveedor tecnológico espera que en el primer semestre se digitalicen alrededor de 30 notarías por mes, por lo cual habría 90 a 100 para el mes de junio.

Como operador tecnológico, Rodríguez afirmó que las notarías inician con el proceso cuando se sienten listas para la transición. De esta manera, el primer paso es realizar una solicitud a la Supernotariado y, tras valorar si es apta, se inicia con el proceso de la mano de un experto tecnológico.

Muchos ciudadanos pueden encontrar que la transición puede ser sinónimo de trabas por la barrera tecnológica, pero García aseguró que el trámite es relativamente fácil, pues el usuario debe asistir a una de las notarías habilitadas para realizar cualquier trámite de forma digital. Luego, el notario registra los datos y, tras corroborar la información, la persona podrá empezar a realizar los trámites desde su hogar.

Rodríguez agregó que luego del registro, el ciudadano podrá disponer en la página web de una serie de trámites que solicitan unos requisitos. Una vez llenado el formulario y presentado los requerimientos, el notario revisará los documentos, autorizará el trámite y habilitará el pago que, además, se podrá hacer mediante las plataformas digitales de la página de la notaría.

“La persona revisa la escritura, firma electrónicamente si está de acuerdo, ya que nosotros proveemos una firma de este tipo para facilitar el trámite del documento.

El directivo afirmó que los trámites que se pueden realizar de manera virtual van desde una simple autenticación de una firma hasta la apertura o encriptación de un testamento, pasando, además, por escrituras públicas de compra-ventas de inmuebles.

“La Supernotariado requiere que las notarías cumplan con cuatro trámites iniciales: autenticaciones, registros civiles, compra-ventas y testamentos, pero de estas cuatro categorías se desprenden una gran cantidad de movimiento. Las autenticaciones son el trámite más recurrente que hacen los ciudadanos y de ellas se desprenden una gran cantidad de servicios”, dijo.

García agregó que los usuarios pueden acceder a más de 400 trámites que prestan en las notarías presenciales. “En internet se puede acceder a servicios como autenticaciones, matrimonios, compra-ventas, otorgamiento de poder. Sin embargo, los registros son trámites regulados por la Registraduría Nacional del Estado Civil”, afirmó la superintendente.

Uno de los ejemplos de la practicidad del uso de los canales digitales para este tipo de trámites fue el hito que marcó la Notaría 25 en Medellín, pues la funcionaria afirmó que un abogado fue el primer usuario en realizar un trámite. “El profesional registró sus datos en la notaría y, posteriormente, desde su oficina solicitó la autenticación de un poder; la notaría la recibió y verificó que se cumpliera con los requisitos, además de poner la estampa cronológica y el código QR”, dijo la funcionaria.

García ratificó cómo el proceso será mucho más expedito, ya que el abogado pudo realizar el trámite en menos de un minuto y, gracias a la implementación de la tecnología, la labor notarial se realizó de manera exitosa.

Como dato final es importante recordar que no hay que tener temor a usar los canales digitales dispuestos por las notarías, pues lo único que se busca es facilitar los procesos y evitar el desplazamiento físico.

Rodríguez recordó que los trámites virtuales son solo un apoyo para las notarías clásicas, pues estas no van a desaparecer, ya que, según el directivo “la figura del notario es necesaria porque da fe pública de los diferentes documentos que se le presentan para autorizar”.