Durante el primer semestre de este año, las sociedades comerciales deben dar cumplimiento a una serie de obligaciones establecidas por la ley mercantil, las cuales se resumen a continuación:
Reunión ordinaria del máximo órgano social
Reunión ordinaria del máximo órgano social, que debe celebrarse al menos una vez al año en las fechas señaladas en los estatutos, o dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Se deberá enviar convocatoria previa conforme con lo establecido en la ley. Además, deberá garantizarse el ejercicio del derecho de inspección.
Deben prepararse para aprobación en la respectiva reunión: i) informe de gestión, ii) estados financieros certificados y dictaminados, iii) informe del revisor fiscal, en caso que sea aplicable, iv) proyecto de distribución de utilidades e v) informe de grupo empresarial (en caso de aplicar).
Renovación de la matrícula mercantil
La matrícula mercantil debe ser renovada antes del 31 de marzo ante la cámara de comercio respectiva. Para ello debe contarse con la información financiera final del periodo 2023.
Depósito de estados financieros
Aprobados los estados financieros por el máximo órgano social, se tendrá 1 mes para depositar copia de los mismos en la cámara de comercio. Se excluyen de esta obligación las sociedades que tienen el deber de remitir sus estados financieros a la Supersociedades.
Nombramiento de Revisor Fiscal
Las empresas que al 31 de diciembre de 2023 tuvieran activos brutos iguales o mayores a 5.000 SMLV o ingresos brutos iguales o superiores a 3.000 SMLV, deberán nombrar a un revisor fiscal.
Implementación SAGRILAFT
Las sociedades supervisadas por la Supersociedades que para 2023 tengan ingresos totales o con activos iguales o superiores a 40.000 SMLV y las que se encuentran en los sectores listados en la CBJ deben implementar el régimen SAGRILAFT. Si se cumple alguno de estos requisitos, deberá implementarse el régimen a más tardar el 31 de mayo de 2024.
Registro de Bases de Datos ante el RNBD
Las sociedades con activos superiores a 100.000 UVT que traten datos personales en calidad de responsables, estarán obligadas a registrar sus bases de datos anualmente ante la SIC a más tardar el 31 de marzo.
Envío de información a la Supersociedades
Las sociedades sometidas a vigilancia y control de la Supersociedades están en obligación de enviar a dicha entidad, en las fechas establecidas por la misma, la siguiente información:
- A través de la plataforma SIRFIN los estados financieros de propósito general acompañados de la información complementaria señalada en la Circular 100-00009 de 2023
- Estados financieros consolidados y combinados, por aquellas entidades que tengan la calidad de matrices o controlantes.
- Informe 42 – Prácticas empresariales
- Informe 75 – SAGRILAFT y PTEE (en caso de estar obligado).
- Informe 58- Oficiales de cumplimiento.
Otras obligaciones a tener en cuenta son: el pago de la contribución especial a la Supersociedades por parte de vigiladas y controladas, inscripción de páginas web ante el registro mercantil, implementación de PTEE, RUB, registro control y grupo empresarial, verificación sometimiento de la situación de vigilancia año 2024, UIAF obligados a SAGRILAFT, entre otras.
* Abogada Junior - Derecho Corporativo Araújo Ibarra Consultores Internacionales
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