Cómo reducir gradualmente la jornada laboral

Mucho se ha escrito sobre la reducción gradual de la jornada laboral semanal a partir del 15 de julio de 2023. Hay tantos promotores como detractores y aunque el impacto de la reducción de la jornada pareciera no ser alto, al menos en los dos primeros años en los cuales la reducción es solo de una hora semanal, la implementación de la medida coincidió con varios factores que preocupan al sector empresarial. El 2023 inicia con una reforma tributaria y el aumento más alto del salario mínimo legal mensual vigente en los últimos 20 años, a lo cual se suma la inminente reforma laboral que conoceremos en el primer trimestre del año.

Es importante entender las implicaciones de la reducción de la jornada laboral para trazar un plan organizado con anticipación que busque un gana-gana de todos los actores del mercado laboral. Las implicaciones más relevantes se resumen en dos. En primer lugar, la reducción de la jornada laboral supone un incremento progresivo del valor de la hora ordinaria. El incremento para el 2023 será del 2%, pasando el valor de la hora diaria mínima de $4.833 entre enero y junio de 2023, a $4.936 entre julio y diciembre de 2023. Este incremento se traduce en un mayor valor a pagar por concepto de recargos legales por trabajo en horario nocturno, tiempo suplementario y en domingo y/o festivo. En segundo lugar, será considerada hora extra todo trabajo realizado después de las 47 horas semanales, lo que supone el pago de recargos por tiempo suplementario y solicitar la autorización del Ministerio de Trabajo.

Ante esta realidad, como primera medida, los empleadores deben anticiparse y desde este momento es conveniente que definan sus jornadas y horarios de trabajo para este año y los venideros. Además de la jornada ordinaria, la legislación laboral contempla otras jornadas que responden a distintas necesidades operativas y que podrían disminuir el costo laboral sin sacrificar la productividad, salud y seguridad de sus trabajadores.

Las empresas que desarrollan su objeto social mediante trabajo de oficina deberán ajustar sus horarios y capacitar a su personal para aumentar la productividad y eficiencia. Las empresas comerciales podrán beneficiarse de la jornada laboral flexible o la implementación de turnos rotativos que permita acordar salarios uniformes por partidas. Por su parte, las empresas industriales podrán establecer turnos de trabajo sucesivos que suponen un ahorro en los recargos legales y podrán hacer un plan de inversión para automatizar sus procesos.

Definida la jornada y los horarios de trabajo, es recomendable implementar mecanismos de control de tiempos de trabajo que permitan un reporte de novedades oportuno y fidedigno, evitando sobrecostos no presupuestados. También es necesario evaluar la necesidad o no de tramitar la autorización de trabajo en horas extras ante el Ministerio de Trabajo y posteriormente, conviene parametrizar la nómina. Sobre este último punto, no debe perderse de vista que la anunciada reforma laboral, sin duda, aumentará el horario nocturno (pasando de 6:00 p.m. a 6:00 a.m.) e incrementará el recargo por trabajo en día domingo y/o festivo (pasando de 75% a 100%).

Por último, los empleadores deben formalizar los cambios en el Reglamento de Trabajo, políticas y/o contratos de trabajo. Esta tarea implica implementar un plan de comunicación interna y eventualmente adelantar negociaciones con los trabajadores y sus representantes.