Régimen Sancionatorio de la Nómina Electrónica

Conforme lo establece la resolución 13 de 2021 expedida por la Dian, el Documento Soporte de Nómina Electrónica (Dsne) es una funcionalidad especial del sistema de facturación electrónica y en esta medida (como ya lo aclaró la doctrina oficial) el Dsne no es un desprendible de nómina, ni representa un soporte de los ingresos para el trabajador. Este documento surgió únicamente como soporte en el impuesto sobre la renta de los costos y deducciones relacionados con la nómina.

En materia sancionatoria esto implica que, aun cuando la resolución 13 de 2021 no contempla ninguna sanción para este documento en particular, en la medida en que el Dsne hace parte del sistema de facturación previsto en la legislación tributaria, le serán aplicables las penalidades que se contemplan para el sistema de facturación en general.

Para tal efecto, es importante tener en cuenta que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que regula el régimen de facturación, fue modificado íntegramente por la Ley 2155 de 14 de septiembre de 2021. De acuerdo con los cambios hechos por la reforma tributaria, ahora la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción por no informar establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

Esto implica que, si un empleador no presenta el Dsne podrá hacerse acreedor de una sanción equivalente a 5% de las sumas respecto de las cuales no informó. Si la información la suministró con errores, la sanción será de 4% sobre la información errada, y si se presenta de manera extemporánea será de 3% sobre la información retrasada. En todo caso, estas sanciones no podrán superar 15.000 UVT.

El hecho sancionable por enviar información con errores se vuelve especialmente relevante en las notas de ajuste del Dsne, pues la resolución 13 de 2021 expresamente define estas notas como el documento por el cual se realizan ajustes por errores aritméticos o de contenido. Esto llevaría a pensar que la presentación de una nota de ajuste implicaría la imposición de la sanción, sin mayor discusión.

Sin embargo, en adición a esta multa, la norma contempla una sanción muy severa, pues la administración podría llegar en última instancia a desconocer en el impuesto de renta, los costos y deducciones asociados a la nómina que no se reportó (o se reportó equívocamente). Así lo dispone el numeral 2 del artículo 651 ibídem, y de aplicar llevaría a una penalidad dispendiosa.

En todo caso, la reforma tributaria previó que mientras se expide la reglamentación del nuevo sistema de facturación, aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigor de la Ley 2155. Esto se traduce en que hasta tanto no se reglamente la materia (sobre la cual aún no hay borradores publicados para comentarios), la remisión expresa a la sanción por no informar es inoperante.

Es decir, incluso bajo la vigencia de la Ley 2155 de 2021, habrá que revisar en cada caso particular el momento en el cual se comete el hecho sancionable para validar si hay lugar o no a la imposición de la sanción, pues una vez entre en vigor el artículo 616-1, la no transmisión del Dsne, así como su transmisión incompleta, errada o extemporánea dará lugar a las sanciones contempladas en el artículo 651 del ET.