Asignación de numeración para facturas

De este modo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional (Dian), por virtud de lo dispuesto en el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012, se ha visto obligada a implementar sistemas tecnológicos con el fin de tener un mayor control fiscal de los movimientos de las empresas colombianas, y así combatir el fraude, la evasión y el contrabando. Para esto, mediante la resolución 55 del 14 de julio de 2016, se adoptó el sistema técnico de control para la factura electrónica o documento equivalente.

Esta nueva regulación trae cambios relevantes en la forma en cómo las sociedades nuevas deben solicitar la autorización, habilitación e inhabilitación de numeración y vigencia de la facturación, pues se elimina el trámite de solicitud física, y se implementa el servicio informático electrónico de numeración de facturación.

Así pues, toda persona o entidad obligada a expedir factura o documento equivalente, que utilice sistemas de talonario, por computador, máquinas registradoras P.O.S o factura electrónica, debe solicitar ante la Dian la autorización  para la numeración de facturas a través del servicio informático electrónico dispuesto en el sitio web de esta entidad, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital (diligenciamiento del formato 1302 “Solicitud de Numeración de Facturación”).

Ahora, otro de los requisitos indispensable para obtener la numeración de facturación, a parte del uso de mecanismo de firma respaldado con certificado digital, es el suministro de información de una cuenta bancaria activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera o cooperativa de ahorro y crédito o cooperativa multiactiva autorizada por la Superintendencia de la Economía Solidaria. De manera que, el obligado a facturar deberá, por una parte, solicitar de forma previa el trámite de emisión o renovación del certificado digital, y por otra, tener activa una cuenta bancaria.

Por lo tanto, una vez la Dian habilite el sistema de numeración de facturación (se estima que en seis esté completamente activado), aquellos obligados a facturar que no hayan suministrado la información mínima requerida y necesaria (datos de la cuenta bancaria vigente), no podrán realizar el trámite de autorización de numeración de facturación.

Una vez comunicada por parte de la Dian la autorización de numeración y su vigencia, el obligado a facturar podrá solicitar los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango.

En caso de fallas técnicas que sufra el obligado con su sistema de facturación electrónica, mientras dure la contingencia, deberá facturar por talonario (papel), documentos que deberán indicar “Contingencia Facturación Electrónica”, con numeración consecutiva y vigencia autorizada por la Dian, la cual solo podrá utilizarse para estos casos. La numeración para eventos de contingencia debe solicitarse conjuntamente al momento de adelantarse los trámites para obtener la autorización de la numeración de facturación.

No obstante lo anterior, quienes opten por un sistema de talonario o papel para la facturación, deberán entregar al litógrafo o impresor, copia del documento oficial de autorización de numeración. Las resoluciones de facturación otorgadas con anterioridad a la entrada en vigencia de esta nueva reglamentación (14 de enero de 2017), serán válidas hasta cumplir la vigencia autorizada.