Limitaciones al derecho de inspección

Al respecto, la Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio 220-005404 del 25 de enero de 2016, ratificó su postura sobre cómo los asociados a una sociedad, (limitada, comandita, anónima o acciones simplificada), pueden ejercer este derecho, sus limitaciones y alcances, recogiendo el criterio que esta entidad tiene sobre el tema.

El derecho de inspección es aquella facultad inherente a la calidad de socio o accionista de una compañía, para examinar, revisar y dictaminar, bien sea de forma personal o a través de un tercero apoderado, la información contable, financiera, estatutaria y administrativa de la sociedad, contenida en libros, soportes y papeles (físicos y electrónicos). Apesar de ser un derecho inderogable y esencial al asociado, no es absoluto.

Los artículos 369, numeral 4 del 379, 422 y 447 del Código de Comercio, al igual que el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, establecen el régimen legal aplicable al derecho de inspección, según el tipo de sociedad. De esta normativa, se destaca como limitaciones relevantes, entre otras, las siguientes: (i) la temporalidad para ejercer el derecho; (ii) el lugar donde se debe ejercer; y (iii) la naturaleza de la información que puede consultarse.  El artículo 369 del Código de Comercio establece este derecho en las sociedades limitadas. Allí se señala que los socios podrán inspeccionar la contabilidad, libros de registro de socios, libro de actas y demás documentos de la sociedad, por sí o por medio de un representante, en cualquier momento, esto es, que no existe una limitación legal de tiempo, al igual que en la sociedad por acciones simplificada (SAS).

El numeral 4 del artículo 379 se refiere al derecho que tienen los accionistas de una sociedad anónima a inspeccionar libremente, los libros y documentos sociales, con la limitación temporal de que solo lo podrá hacer dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general. Esta norma se complementa con lo señalado en el artículo 422 del Código de Comercio, que establece lo referente a las reuniones ordinaras de la asamblea general y se impone la obligación a los administradores de permitir a los accionistas ejercer el derecho de inspección dentro del término legal aplicable a este tipo de sociedad. Por su parte, el artículo 447 del Código de Comercio, establece que la inspección debe hacerse en las oficinas de la administración, donde permanecerá la información, de tal forma que todos los accionistas puedan acceder durante el periodo legal permitido. Ahora, ningún accionista puede extraer o consultar algún documento fuera de las oficinas donde se exhiben los libros y soportes. Solo con autorización del representante legal, será viable obtener copias, en tanto que la documentación que allí se exhibe debe mantenerse bajo el control de la sociedad. El artículo 48 de la Ley 222 de 1995, señala como limitación relevante a este derecho, independiente del tipo societario, la imposibilidad de acceder a aquella información sobre secretos empresariales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. De modo que, el derecho de inspección, si bien es una facultad de los asociados de una sociedad, no es absoluto.