Reuniones ordinarias en épocas extraordinarias

============Tit. COLUMNA (23236901)============

============Txt. GENERAL (23236900)============
¿Cómo proceder cuando no se haya realizado la reunión ordinaria de la asamblea de una sociedad antes del 31 de marzo? ¿Es válida la asamblea ordinaria que se convoca después del 31 de marzo? Son algunas de las preguntas que se hacen algunos socios o accionistas de sociedades que no realizaron en tiempo sus asambleas ordinarias.

Las reuniones ordinarias de las asambleas de las sociedades deben celebrarse antes del 31 de marzo, “para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social”, tal como lo señala el artículo 422 del Código de Comercio.

Así, la realización de las reuniones ordinarias de la asamblea de accionistas o junta de socios son la principal oportunidad que tienen los asociados para ejercer el control sobre los administradores y hacer seguimiento a la marcha de la empresa.

Los asociados necesitan mecanismos para ejercer el control y evitar la parálisis de sus negocios, en el caso de no haber sido convocados a la asamblea ordinaria o no haber podido realizarla por cualquier razón dentro de los tres primero meses del año. 

La ley comercial en este caso no puede interpretarse como un mecanismo para impedir el ejercicio de los derechos de los asociados. 

No sería lógica una interpretación de la ley que señalara que al no haberse realizado la reunión ordinaria en tiempo no podrá hacerse sino hasta el siguiente año, dejando en plena libertad a los administradores para que ejerzan la dirección de la sociedad sin control alguno.

Si la asamblea no se convocó o se convocó mal, surgen tres posibles soluciones: las reuniones por derecho propio, llevar a cabo una reunión universal o convocar a una reunión extraordinaria en donde se tratarán los asuntos de la reunión ordinaria. En la primera opción la ley contempló un mecanismo mediante el cual los socios o accionistas pueden reunirse en asamblea ordinaria. El gran defecto de esta alternativa es su rigidez.

La reunión ordinaria por derecho propio, debe necesariamente celebrarse el primer día hábil del mes de abril, a las diez de la mañana en las oficinas en donde funcione la administración, como lo establece el artículo 422 del Código de Comercio. 

Al respecto, la Superintendencia de Sociedades ha señalado que: “solo procede en la fecha, día, hora y lugar establecidos por el legislador, presupuestos que no admiten modificación alguna, ni siquiera por pacto estatutario, lo que de plano excluye que pueda llevarse a cabo en condiciones diferentes a las señaladas en la ley o en fecha distinta a la contemplada en el ordenamiento positivo.” (Oficio 220.020467 Del 02 de Abril de 2012).

En segundo lugar, según el artículo 182 del Código de Comercio, una reunión universal, puede servir para solucionar el problema en cuestión. 

Teniendo en cuenta que “la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas de una compañía, […] puede reunirse sin previa convocatoria, en un lugar diferente al de su domicilio social, solamente cuando se encuentre presente o debidamente representada la totalidad del capital social, pues en caso contrario, las decisiones que se adopten serán ineficaces.” (Oficio 220-055163 Del 10 de Julio de 2012). 

Esta solución es la que más se adecua a las necesidades de las sociedades con un solo accionista, por la agilidad con que puede desarrollarse al no requerir convocatoria.