Luego de las reiteradas extensiones del término para suministrar la información de beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB y en el Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica - SIESPJ, por ahora, el 31 de julio de 2023 pareciera que es finalmente el plazo para que los obligados cumplan con dicho mandato conforme con la Resolución 1240 de 2022 de la DIAN.
La obtención, conservación, suministro y actualización de la información del RUB requiere del desarrollo de una debida diligencia, exhaustiva en algunos casos, en virtud de la cual los obligados deberán realizar todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, incluyendo el conocimiento de la cadena de propiedad, datos de identificación, ubicación, porcentajes de participación o beneficio, así como las fechas de inicio y finalización de dicha calidad, entre otros.
Esta obligación no es ajena a los receptores de las solicitudes de información, remitidas en el marco de la debida diligencia, quienes se encuentran obligados a remitir la información que sea requerida por parte de los obligados a suministrar información en el RUB.
Ahora bien, la debida diligencia en la identificación de los beneficiarios finales requiere de un enfoque simultáneo, en la recopilación y análisis de la información obtenida. Un análisis integral en ejercicio de la debida diligencia debería comprender por lo menos: (i) la evaluación de la regulación vigente; (ii) el conocimiento de la cadena de propiedad y de las fuentes de información; y (iii) la identificación de los beneficiarios finales.
En relación con la regulación vigente, los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario determinaron el alcance y conceptualización de los beneficiarios finales y los registros ante el RUB y el SIESPJ, mientras que las Resoluciones 164 de 2021, 37 de 2022 y 1240 de 2022 de la DIAN, reglamentaron los mencionados artículos del Estatuto Tributario.
El análisis de las disposiciones normativas señaladas implica realizar una evaluación de la situación particular de cada obligado a suministrar información. Para estos efectos, el conocimiento de los criterios de titularidad, beneficio o control, así como de los supuestos en los cuales puedan enmarcarse cada uno de estos criterios, resulta necesario para una adecuada identificación de los beneficiarios finales.
En la misma línea, la comprensión de la cadena de propiedad identificando las personas responsables de la información requerida en cada uno de los niveles permitirá determinar la extensión de la evaluación, optimizar su análisis y anticiparse ante eventuales inconvenientes en el proceso de identificación de los beneficiarios finales.
Como consecuencia, el entendimiento de la normativa aplicable, así como la evaluación de las situaciones fácticas y concretas de cada obligado a suministrar información, permitirá determinar si fue posible o no identificar a un beneficiario final, todo lo cual deberá conservarse para ser suministrado ante la Autoridad Tributaria, en caso de ser requerido.
Finalmente, es posible que el cumplimiento de la obligación formal y sustancial de registrar a los beneficiarios finales genere futuras controversias tributarias, dada la sensibilidad e importancia de la información, por lo que una adecuada debida diligencia será el sustento de los contribuyentes para soportar su actuación ante la Autoridad Tributaria.
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