La automatización en lo laboral, el error como contingencia

En esta era súper tech del siglo XXI, en la revolución 4.0, reconocemos y nos son cada vez más atractivas las soluciones informáticas que, a través de la automatización, reducen la interacción humana en procesos y tareas que podrían calificarse de “sencillas” u otras más complejas, buscado a su vez eficiencias y reducir el margen de error derivado del factor humano.

No hablaré acá del reemplazo de procesos o la robotización que reemplaza al trabajador de turno, sino de la importancia prever en el marco de la automatización errores que pueden llegar a presentarse por la rigidez de la estandarización o la ausencia del criterio; para administrar, por ejemplo, la nómina.

La nómina es un proceso de altísima sensibilidad para todo empleador pues de su correcta planeación, ejecución y cierre, depende no solo la observancia de las normas sobre la remuneración, sino también el cumplimiento de las obligaciones fiscales y parafiscales con sus trabajadores. De ahí que, si usted como empleador decide automatizar íntegra e integralmente el proceso de nómina o tercerizarlo, conviene tener en cuenta:

Que el responsable de la administración del proceso no solo conozca la herramienta que ejecutará el proceso, sino también de las normas contables y laborales para que al parametrizar el mismo, no se incurra en errores como por ejemplo, dejar un concepto desalarizado cuando remunera el servicio, desconocer la reducción de jornada y por ende afectar el cálculo y valoración del recargo por trabajo suplementario, o generar conceptos “genéricos”, como auxilios y bonificaciones, en los cuales quepa cualquier fuente de remuneración.

Lo anterior como quiera que los errores en la remuneración, en especial en la imputación salarial, el cálculo de las prestaciones y la seguridad social es contingente. Un error de parametrización, una bonificación pagada sin soporte o fuente especifica que la causa, la omisión de revisar y actualizar los programas a las novedades laborales vigentes, implican riesgo de reclamación, no solo por parte del trabajador, sino también de fiscalización por parte de la UGPP e incluso, en algunos casos, el deber de corregir autoliquidación de aportes con las Administradoras de Fondo de Pensiones.

Errores comunes muy contingentes, son por ejemplo el no haber tenido en cuenta un pago salarial para la liquidación del ingreso base de cotización al sistema de protección social. Este error, puede generar una reclamación por cotización deficitaria a pensión, reclamación que en la tesis actual de la Corte Suprema de Justicia y la Corte Constitucional es imprescriptible. Otro error, común es atribuir una banda salarial parametrizada a un trabajador que no ostenta el cargo dicha banda. También, el cálculo de la licencia de paternidad y maternidad, en donde por parametrización de la nómina se paga “distinto” a lo que reconoce el sistema por estas licencias; entre otros muchos.

Otro escenario contingente, es el del retiro. La falsa creencia según la cual todo acaba con la liquidación final del contrato, implica por ejemplo, que se omita reportar la novedad de retiro a la seguridad social o que se dejen sumas por compensar o cobrar de la liquidación, solo porque el sistema responde a un estándar y no se alimentó oportunamente del descuento pactado.

Entonces, se recomienda que el proceso de nómina tenga a su vez su propio proceso de mejora continua, no lo deje suelto a las bondades de la tecnología, busque el mejor talento para la administración del sistema y de sus novedades, todo ello en prevención altísimas contingencias en materia laboral y de seguridad social que a la postre se traduzcan en cuantiosas sanciones y condenas.

*Juanita González Andrade, Abogada - Álvarez, Liévano Laserna.