Administradores obligados a rendir cuentas

La ley colombiana contiene una robusta y dispersa lista de obligaciones para los administradores de sociedades comerciales. Una de estas es la obligación de rendir cuentas contenida en el artículo 45 de la Ley 222 de 1995. Según la citada norma, los administradores deben rendir cuentas sobre su gestión en los siguientes eventos: (i) al final de cada ejercicio social, (ii) dentro del mes siguiente a la fecha en que se retire de su cargo y (iii) cuando así lo exija el órgano competente. Vale la pena destacar a manera de contexto que, en general, son considerados administradores el representante legal, el liquidador, los miembros de las juntas o consejos directivos, el factor, quienes según los estatutos cumplan funciones de administración y los suplentes cuando actúen en reemplazo de los principales.

Puntualizando sobre la obligación de rendir cuentas, es preciso anotar que el objetivo de la misma es generar mecanismos eficientes para compartir información relevante, de manera efectiva y oportuna, con los distintos grupos de interés, así como brindar transparencia y confianza en el desarrollo del negocio.

Sobre la rendición de cuentas al final del ejercicio, esto es, a 31 de diciembre de cada año y cualquier corte adicional que haya establecido la sociedad, señala el artículo 46 de la Ley 222 que se deberá presentar a la asamblea o junta de socios un informe de gestión, acompañado de los estados financieros de propósito general (con sus notas y dictamen del revisor fiscal, cuando sea el caso) y un proyecto de distribución de utilidades. El informe de gestión debe contener como mínimo la siguiente información: una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad, los acontecimientos importantes posteriores al cierre del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las operaciones celebradas con los socios y con los administradores, el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor y una mención sobre la libre circulación de facturas.

De otro lado, sobre la rendición de cuentas por parte de los administradores al retirarse del cargo o por solicitud del órgano competente, no existe una regulación detallada. No obstante, el informe debe incluir al menos información que el administrador tenga disponible sobre la sociedad, ingresos y egresos con sus respectivos soportes, detalles de las actividades desarrolladas sobre la administración de los bienes y negocios, así como toda la información que pertenezca a la compañía la cual debe ser entregada a la persona responsable para su gestión y custodia. Estos informes no son menos importantes que aquellos de cierre de ejercicio dada la relevancia de recibir información en hitos determinantes para la sociedad.

Resulta necesario indicar que no existen excepciones y que todos los administradores, incluso suplentes que hayan ejercido, deberán rendir cuentas so pena de someterse a las investigaciones y sanciones establecidas en la ley que pueden variar desde multas hasta indemnizaciones de perjuicios.

Finalmente, la rendición de cuentas además de ser una obligación legal a cargo de los administradores, representa una buena práctica de gobierno corporativo. Así, un buen gobierno corporativo tiene como base una cultura de transparencia en la empresa, entre otros, a través del fortalecimiento de esquemas y mecanismos formales de rendición de cuentas para un adecuado desarrollo del negocio.