Reuniones no presenciales: aspectos legales

En estos tiempos se ha vuelto más recurrente la práctica de llevar a cabo reuniones virtuales, esto es, las no presenciales, o mixtas de los órganos colegiados de las sociedades comerciales (v.gr. asamblea de accionistas, junta de socios o junta directiva). Son reuniones no presenciales aquellas en las que los miembros del respectivo órgano se comunican de manera simultánea a través de algún medio tecnológico y tendrán la calidad de mixtas cuando algunos de sus miembros participan físicamente. Este artículo recoge algunos de los requerimientos legales particulares y consideraciones prácticas que deben tener en cuenta los organizadores y participantes de reuniones no presenciales.

Por ahora, las reuniones no presenciales o mixtas deben seguir las reglas establecidas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto antitrámites 019 de 2012, según el cual habrá reunión de los órganos sociales cuando por cualquier medio todos los accionistas, socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. La anterior referencia a “todos” fue aclarada a través del Decreto 398 de 2020 que adicionó el Decreto 1074 de 2015, al indicar que se refiere a los accionistas, socios o miembros presentes y no a la totalidad de miembros del órgano respectivo. En todo caso, para llevar a cabo este tipo de reuniones válidamente, se deben respetar tanto las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías aplicables a las reuniones presenciales como las reglas específicas de las reuniones no presenciales.

En cuanto a los requerimientos particulares de estas reuniones virtuales, la convocatoria debe señalar los medios tecnológicos que se utilizarán y la forma de acceder a la reunión por parte de los miembros o sus legítimos representantes, según sea el caso. Adicionalmente, al iniciar la reunión, el representante legal debe verificar la identidad de quienes asisten virtualmente para garantizar que se trate de quien tiene la calidad necesaria para participar. De otro lado, el representante legal debe dejar constancia en el acta sobre el hecho de que el quórum requerido para la reunión se mantuvo hasta su culminación. Por último, como se indicó antes, ya no es necesaria la participación de todos los que conforman el respectivo órgano, sino sólo la de aquellos requeridos para conformar quórum suficiente para deliberar y decidir.

Ahora bien, resaltamos las siguientes recomendaciones prácticas que resultan relevantes para organizar y participar en estas reuniones virtuales: (i) usar medios tecnológicos confiables para mantener la conexión por el tiempo requerido y con la calidad necesaria, (ii) asegurar un método que permita el uso de la palabra y facilite el ejercicio del voto, (iii) conservar la confidencialidad de los asuntos y documentos de la compañía, (iv) cuidar temas asociados a la protección de datos durante la reunión y ante una eventual grabación, y (v) procurar que participen sólo los interesados e invitados.

Finalmente, previendo que se supere el estado de emergencia y con ello las regulaciones emitidas con el propósito de mitigar sus efectos, será una buena práctica corporativa incorporar la regulación deseada para las reuniones virtuales o mixtas en los estatutos sociales. Con ello, se evitarían causales de invalidez de las reuniones y decisiones, e incumplimientos de regulaciones obsoletas establecidas en los estatutos o incluso en acuerdos de accionistas.