A propósito del Covid-19 y las reuniones ordinarias

Estamos viviendo tiempos difíciles, el pasado 11 de marzo la Organización Mundial de la Salud, declaró el Coronavirus (Covid-19) como una pandemia. El Gobierno Nacional ha venido tomando distintas medidas conforme las situaciones lo van demandando, como sugerencias a nivel de higiene personal, la prohibición de eventos públicos, uso del teletrabajo y demás con el fin de prevenir y mitigar el contagio en el territorio nacional.

En el ámbito societario fue expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Decreto No. 398 del 13 de marzo de 2020 (el “Decreto”), para los momentos que estamos viviendo, en vista de la necesidad de un pronunciamiento respecto de las reuniones ordinarias las cuales deben llevarse a cabo antes del 31 de marzo de cada año, y que se ven afectadas por la declaración de emergencia sanitaria por causa del Covid-19.

Este decreto tiene como objetivo evitar la congregación de personas en las reuniones ordinarias de las Juntas Directivas y/o Asambleas Generales de Accionistas y/o Juntas de Socios, por los acontecimientos que están ocurriendo no solo a nivel nacional sino mundial.

Cada año, dentro de los tres primeros meses siguientes a cada ejercicio, las Asambleas de Accionistas y/o Juntas de Socios deben efectuar una reunión en la cual se examinará la situación de la sociedad, las cuentas y balances del último ejercicio, se designarán administradores si es del caso y se tomarán las decisiones económicas para la compañía. El Decreto reglamentó el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, que se refiere a las reuniones no presenciales y se pronunció respecto de lo siguiente:

Expresión “todos los socios o miembros”: cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros” se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar de acuerdo con la ley o los estatutos. Es decir que la expresión “todos” no hace referencia a 100% de los socios o miembros, sino al quórum para deliberar en la reunión.

Representante legal: debe dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante la reunión junto con la verificación de identidad de los participantes virtuales garantizando que sean los socios, sus apoderados o si es del caso los miembros de la junta directiva.

Respecto de la convocatoria, quórum y mayorías: Se mantiene lo aplicable a las reuniones no presenciales.

Reuniones mixtas: si se encuentran personas tanto presencialmente como virtualmente, la reunión se entiende como no presencial y se deben cumplir las reglas para este tipo de reuniones.

Alcance a la convocatoria: en las sociedades en que ya se haya convocado a la reunión ordinaria se podrá hasta un día antes a la reunión dar alcance a la misma y volverla no presencial.

Si no se hubiere tomado esta medida, se requeriría que en las reuniones no presenciales estuviera 100% de las acciones o de los miembros, por lo cual, al permitirse que no se deba contar con la totalidad de ellos, puede presentarse un abuso de los derechos de los accionistas ausentes y tomarse decisiones que afecten a los minoritarios, frente a lo cual se dificulta su protección. Cabe resaltar que hay otros mecanismos que no requieren reunión presencial, como el voto escrito, que requiere que 100% de los accionistas o miembros expresen el sentido de su voto, mitigando la posibilidad de que se presenten abusos.