En el contexto de la situación generada por el Covid-19, donde el distanciamiento social se hace necesario y el uso de la tecnología se vuelve aún más imprescindible que antes, la forma de hacer negocios también sufre cambios. Esto es especialmente cierto en nuestro país, donde estamos acostumbrados a las formas - y a las formalidades.
Por ejemplo, la práctica común para firmar un contrato suele (o solía) ser mediante reunión presencial e intercambio de originales. Pero con la nueva dinámica social que supone el Covid-19, las compañías están adaptando sus prácticas comerciales y para muchos surge la pregunta sobre si una firma escaneada es válida en Colombia.
La legislación nacional contempla dos tipos de firmas electrónicas: la firma electrónica propiamente dicha y la firma digital. La firma electrónica es el concepto genérico y consiste en métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. La firma digital es una especie de firma electrónica avanzada, consistente en un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, permite determinar que ese valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado.
Es cierto que ninguna de estas definiciones contiene el término “firma escaneada”, por lo cual varios opinan que un contrato compartido en formato PDF con firmas escaneadas no contiene firmas válidas. Sin embargo, según se indicó, la firma electrónica puede consistir en datos biométricos que permitan identificar a una persona. Los datos biométricos más conocidos son el rostro, la huella y el iris. Pero también existen datos biométricos de comportamiento como el tono de voz y la escritura.
Así, la firma manuscrita -independientemente de que sea original o escaneada- es un dato biométrico pues es un rasgo que permite identificar a una persona. Entonces, al firmar un contrato y escanearlo, o al incluir la firma escaneada en el contrato para luego compartirlo vía e-mail, dicha firma escaneada puede ser considerada como un tipo de firma electrónica bajo la legislación colombiana.
La Corte Suprema de Justicia ha indicado que la firma electrónica puede comprender las firmas escaneadas, sosteniendo que “todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica.”
Según el Decreto 2364/2012, la firma electrónica contenida en un mensaje de datos tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, si aquélla es igualmente confiable y apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo entre las partes contratantes.
Así, salvo que la ley exija una formalidad particular (por ejemplo, en el caso de procesos ejecutivos, donde el título ejecutivo debe ser presentado en original - con firma manuscrita), las partes pueden válidamente acordar que su contrato será firmado con firmas escaneadas y tales firmas tendrán la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita.
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