Cultura de información confidencial

La información confidencial es un activo intangible, que debe gestionarse y protegerse en las empresas porque, la mayoría de las veces, esta puede usarse en cualquier actividad productiva, industrial o comercial, y puede tener un valor económico.

Para proteger determinada información, mediante un secreto empresarial o mediante un protocolo de información confidencial, las empresas deben tener unos criterios y políticas claras al respecto, como clasificar su información para determinar qué puede mantenerse como secreto. Estos son los tres pasos que se deben tener en cuenta para gestionar la información confidencial:

Primero, clasifique su información. Si su información le reporta ventajas competitivas en el mercado, debe considerarla como confidencial y definir el tipo de manejo que le va a dar dándole acceso a ella a algunas personas de la compañía por su cargo o funciones.

Además, deberá clasificar la información que se genere en la compañía por su nivel de confidencialidad, así: estrictamente confidencial, confidencial, de uso restringido y de uso general.

El segundo paso es el valor económico de la información, siendo este uno de los elementos más importantes de la información confidencial, porque este elemento refleja la ventaja competitiva del mismo frente a otros competidores, y de igual forma puede permitir la constitución de un secreto empresarial.

El tercer, y último paso, es tomar medidas para conservar la información como secreta, es por eso que deben existir ciertas personas claves en la compañía, quienes determinarán cuál es la información confidencial, los procesos u otras acciones que le proporcionan a la compañía y las ventajas sobre la competencia que puede llegar a constituir un secreto comercial. Para esto debe hacerse estas cuatro preguntas: ¿Es secreta?, ¿Tiene un valor económico?, ¿Es conocida en la industria?, ¿Es obvia para los terceros, o por el contrario representa una información importante en ese mercado?

Una vez diagnostique y defina que su información es un secreto empresarial, tendrá que realizar un protocolo en donde se reflejen las medidas y los esfuerzos necesarios para salvaguardar la información de la organización.

Para esto debe tener en cuenta doce factores: 1. Separe la información confidencial de la que no lo es, 2. Enumere y nombre los documentos, asuntos y programas de computador (software) que contienen secretos empresariales., 3. Suscriba acuerdos de no divulgación. 4. Use manuales para los empleados con el fin de enfatizar el uso, acceso y protección de los secretos empresariales. 5. Lleve a cabo programas de orientación y educación para empleados/contratistas. 6. Divulgue las medidas de protección. 7. Cree barreras físicas de seguridad. 8. Tome medidas adicionales para mantener en secretos los documentos confidenciales. 9. Prevenga la difusión inadvertida a terceros de los secretos comerciales. 10. Desarrolle entrevistas de salida con las personas que abandonan la compañía. 11. Limite el acceso de visitantes y 12. Lleve a cabo auditorias rutinarias a los secretos comerciales.
Generar e incentivar la cultura de la información confidencial en una organización siempre será rentable para la empresa y generará recursos que tal vez no estaban contabilizados.