El derecho de inspección: alcance y limitaciones

El Código de Comercio, la Ley 222 de 1995, la Ley 1258 de 2008 y la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades regulan el derecho de inspección que pueden ejercer los accionistas respecto de los libros, papeles y demás comprobantes comerciales en las sociedades que tengan participaciones.

Este derecho se puede ejercer dentro de los 15 días hábiles anteriores en las sociedades anónimas (o dentro de los cinco días hábiles anteriores en las sociedades por acciones simplificadas o en todo momento en las sociedades de responsabilidad limitada) a que tenga lugar la respectiva reunión del máximo órgano social en la cual se discutirán y aprobarán los estados financieros y demás documentos del ejercicio fiscal pertinente.

El ejercicio del derecho de inspección debe ejercerse dentro de ciertos límites como son (i) no entorpecer el funcionamiento normal de la sociedad ni extender sus derechos a información que por disposición legal puede otorgarse, (ii) no tomar fotos, copiar por cualquier medio o capturar a su discreción la imagen de tales documentos (salvo que haya autorización previa de la Asamblea General de Accionistas), (iii) no versar sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad, (iv) no puede ser de forma ilimitada, y (v) hacer la inspección en el domicilio principal de la sociedad.

La Superintendencia de Sociedades ha establecido que los documentos sobre los cuales recae el derecho de inspección son cinco. El primero de ellos tiene que ver libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos. El segundo con la correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba con ocasión de los negocios sociales, como quiera que forma parte de los papeles del comerciante.

El tercero de los puntos sobre los cuales la Superintendencia de Sociedades ha indicado que recae el derecho de inspección es los documentos que señalan los artículos 446 y 291 del Código de Comercio; el cuarto es el libro de actas de la asamblea general de accionistas y junta directiva; y el quinto es el libro de registro de accionistas” (Oficio 220-43269 de 2001).

Igualmente, ha indicado la Superintendencia de Sociedades que la inspección se ejercerá respecto de los documentos del último ejercicio fiscal, pues se supone que los de años anteriores ya fueron objeto de inspección (Oficio 220-058085 de 2002).

Adicionalmente, no puede haber lugar a que las personas, cualquiera que sea, puedan llegar a confundir el mencionado derecho que tiene una finalidad informativa, con una auditoría externa cuyo objetivo es obtener una opinión calificada respecto de los estados financieros por parte de un especialista, ya que esta hipotética situación desbordaría los límites y alcances de un derecho de inspección.

Como obligación correlativa del referido derecho, está el deber de los administradores de poner la correspondiente información a disposición de los asociados para que ejerzan su derecho de inspección so pena de incurrir en una causal de remoción del cargo (esto se engloba en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995).

Por último, “la información que obra en medios electrónicos debe estar disponible, dentro de las posibilidades de la organización, en equipos compatibles con los sistemas de la compañía a disposición de los socios, de forma que se facilite el ejercicio efectivo del derecho de inspección y a la vez se cubra el riesgo de contaminar los aplicativos con dispositivos que provienen del exterior.

Adicionalmente, siempre debe garantizarse que cualquier información que las personas consulten se encuentre protegida y existan copias de respaldo que permitan hacerle frente a cualquier eventualidad informática.” (esto está dentro del Oficio 220-027008 del 30 de abril de 2019 de la Supersociedades).