Nómina electrónica y la fiscalización laboral

El pasado 11 de febrero, la Dian expidió la Resolución 013 de 2021, mediante la cual se implementa y desarrolla el documento soporte para el pago de nómina electrónica, como una funcionalidad dentro del sistema de facturación electrónica.

Al respecto, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, dispone que el sistema de facturación electrónica, además de ser aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios, también lo es para operaciones como el pago de nómina. De este modo, dado que estos pagos constituyen un gasto deducible en la declaración de renta del empleador, y que para 2021 solamente pueden soportarse sin factura electrónica, hasta 20% de los costos o gastos deducibles (que en 2022 serán de 10%), era necesario desarrollar el tema.

Dentro de los aspectos relevantes de la resolución encontramos:

- Obligados: los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios que efectúen pagos o abonos en cuenta, derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como de pensionados a cargo del empleador que requieran soportar estos costos y deducciones.

- Periodicidad: el documento soporte de pago de nómina electrónica será mensual, sin perjuicio de que el empleador realice pagos en periodos diferentes o inferiores, y deberá presentarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al pago o abono en cuenta.

- Calendario de implementación:

a) El servicio se habilitará en el sistema el 31 de mayo de 2021.

b) La generación del documento soporte iniciará según el número de trabajadores: más de 251, el 1 de julio de 2021; entre 101 y 250, el 1 agosto de 2021; entre 11 y 100, el 1 de septiembre de 2021; entre 4 y 10, el 1 octubre de 2021; 2 y 3, el 1 de noviembre de 2021, y 1 trabajador, el 1 de diciembre.

En el anexo técnico se establecen todos los campos e información que debe contener el documento soporte. Para el caso de los devengos y deducciones de nómina, se detallan cuáles serán los campos individuales en los que se deben reportar de forma discriminada conceptos específicos como: salario, viáticos, horas extras y recargos, vacaciones, prestaciones sociales, incapacidades, licencias, auxilios, bonificaciones, anticipos, entre otros. Dentro de aquellos conceptos, llama la atención que se debe establecer si son o no constitutivos de salario, así como reportar los días exactos aplicables a cada novedad.

Ante el alto grado de detalle en la información que requiere la implementación de la nómina electrónica, esta podrá llegar a ser una prueba para un proceso de fiscalización de pago de aportes a seguridad social y parafiscales por parte de la UGPP. Por tal razón, los empleadores deberán ser cuidadosos con la información reportada en los documentos soporte de su nómina electrónica ante la Dian. Debe recordarse que la UGPP tiene acceso a la información tributaria administrada por la Dian, y que precisamente con base en esta, durante los últimos años, ha expedido diversos tipos de requerimientos a personas jurídicas y naturales. Conforme a esto, es probable que la implementación de la nómina electrónica contribuya a que la UGPP pueda continuar desarrollando con mayor rigor sus procesos de fiscalización.

Igualmente, estaremos atentos a la puesta en práctica del diligenciamiento de todos los campos mencionados, puesto que será muy posible que se generen diversas dudas y situaciones respecto de la naturaleza o denominación de pagos que el empleador deba reportar.