En atención a la expedición de la Circular 069 de 2023 por parte del Ministerio de Trabajo, es importante conocer cuál es la posición actual de dicha Entidad frente a las autorizaciones para laborar horas extras. Por ende, damos respuesta a algunos interrogantes puntuales, para entregar una guía sobre aspectos relevantes que deben ser tenidos en cuenta al momento de presentar las solicitudes para la autorización de trabajo suplementario.
¿Existe obligación de tramitar una nueva autorización de horas extras, para aquellos empleadores que actualmente tienen un permiso con duración indefinida?
Si, conforme lo dispuesto en la Resolución 3031 de 2023, los empleadores cuyo permiso para trabajar horas extras se hubiere expedido sin establecer un término específico de duración, tendrán la obligación de tramitar una nueva autorización dentro de los 6 meses siguientes a la entrada en vigencia de esta Resolución, es decir, antes del 1 de marzo de 2024.
¿Qué documentos deben adjuntarse a la solicitud?
Se debe radicar la solicitud formal donde se expliquen las razones objetivas por las cuales es necesario laborar horas extras, adjuntando lo siguiente:
Descripción de los cargos sobre los cuales se requiere laborar horas extras.
Certificación expedida por la ARL indicando las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras, dejando constancia que no afectarán la seguridad y salud de los trabajadores, y confirmando la existencia de los programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo, relacionados con las actividades para las que está pidiendo la autorización.
Certificación sobre la existencia o no de organizaciones sindicales, pactos o convenciones colectivas de trabajo.
Copia del Reglamento Interno de Trabajo.
Si bien los documentos previamente señalados son los establecidos en la Circular 069 de 2023, se ha observado que algunos inspectores requieren documentación adicional como, las actas de funcionamiento y conformación del comité de convivencia laboral y el COPASST.
¿Ante qué dirección territorial del Ministerio de Trabajo debe presentarse la solicitud?
La solicitud deberá presentarse ante la dirección territorial del domicilio principal de la empresa, sin perjuicio que la autorización se requiera para laborar horas extras en otros centros de trabajo ubicados por fuera del domicilio principal.
La dirección territorial que otorgue el permiso, deberá informarlo a las demás direcciones territoriales donde se encuentren los centros de trabajo respecto a los cuales se concedió el permiso.
¿Qué ajustes se deben hacer en el Reglamento Interno de Trabajo frente a las disposiciones sobre jornada?
En virtud de la Ley 2101 de 2021, el Ministerio de Trabajo se encuentra verificando que los horarios señalados en los reglamentos de trabajo se adapten a dichas disposiciones, aclarando que en aquellos casos en los cuales evidencien que estos superan los límites tanto diarios como semanales de jornada máxima legal, posiblemente se niegue la solicitud o se requiera al solicitante para ajustar los horarios.
Por ende, se debe revisar previo a radicar la solicitud, que los horarios dispuestos en el reglamento de la empresa se adapten tanto a los límites semanales como diarios de jornada máxima legal aplicables a la fecha de presentar la solicitud
¿Con cuánta antelación debe presentarse la solicitud?
Se sugiere presentar la solicitud con una antelación de por lo menos 2 meses, anteriores al vencimiento de la autorización actual. En caso de ser la primera vez que se pide, se sugiere hacerlo 2 meses antes de la fecha en que se requiera iniciar con el trabajo suplementario (aclarando que, en todo caso, los tiempos de respuesta varían dependiendo de cada dirección territorial).
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