La firma electrónica

La firma electrónica se ha vuelto común, tanto en aplicaciones y plataformas, como en el día a día de los negocios. La firma electrónica son métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona frente a un determinado mensaje de datos.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir la firma electrónica para tener los efectos de una firma?

La firma electrónica tendrá los mismos efectos que una firma manuscrita siempre que sea i) confiable y ii) apropiada para los fines correspondientes.

Para que sea confiable los datos de creación del mensaje electrónico deben corresponder exclusivamente al firmante y debe ser posible detectar cualquier alteración no autorizada después de la firma.

Teniendo en cuenta lo anterior, la firma de un documento posteriormente escaneado en formato PDF cumplirá los requisitos de una firma electrónica si se envía por un medio electrónico que cuente con un método (e.g. contraseña) que permita identificar al firmante en los términos antes señalados.

La imposición de una firma “escaneada” en un PDF por sí sola no cumple los requisitos de la firma electrónica, por lo cual podría ser cuestionada, sin perjuicio del reconocimiento que las partes le den al documento con su conducta contractual.

Cabe aclarar que algunas normas procesales reconocen efectos a la firma escaneada transmitida por un mensaje de datos.

¿La firma electrónica y la firma digital son iguales?

Las firmas electrónica y digital son diferentes pero vinculantes si cumplen los requisitos respectivos.

La firma digital es un valor numérico que permite determinar que ha sido generado con la clave del firmante y que no ha sido modificado después de la misma. En el caso de las firmas digitales se entenderá debidamente firmado el documento si se encuentra certificada por una entidad de certificación acreditada y cumple los requisitos previstos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.

¿Qué medidas facilitan el uso de su firma electrónica?

Si las partes acuerdan utilizar un mecanismo de firma electrónica, se presumirá que dicho mecanismo cumple los requisitos para que la firma electrónica tenga los efectos de la firma manuscrita. En este sentido, este tipo de acuerdos son recomendables ya que traslada la carga de probar que los requisitos no han sido cumplidos a quien lo alegue.

¿Puede emitirse un título valor mediante firma electrónica?

Existen mecanismos que permiten generar títulos valores electrónicos como la factura electrónica registrada en el Radian. Sin embargo, en la práctica se han visto demoras en la implementación del Radian.

La ley colombiana contempla equivalentes funcionales para los documentos y firma electrónica por lo cual es posible emitir un título valor electrónico.

Sin embargo, es importante recordar que el título valor debe incorporar el derecho, con el fin de permitir la circulación del título. Así mismo, para el ejercicio del derecho contenido en el título debe exhibirse el original.

La equivalencia de estos requisitos resulta difícil en la práctica si no existe un registro similar al Radian que certifique la cadena de propiedad del título.