Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial

Mediante Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021, la Superintendencia de Sociedades modificó integralmente la regulación sobre Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) con el fin de ampliar su ámbito de aplicación y profundizar sobre sus requisitos mínimos para garantizar su efectividad para combatir la corrupción y soborno transnacional.

¿Quiénes deben implementar PTEE?

Deben implementar PTEE enfocados en la identificación de riesgos de soborno transnacional, las sociedades vigiladas que a 31 de diciembre del año anterior hayan realizado transacciones con personas naturales o jurídicas extranjeras, por valores desde 100 Smmlv; y hayan obtenido ingresos totales o activos totales desde 30.000 Smmlv.

Por su parte, deben implementar PTEE enfocados en la identificación de riesgos de corrupción:

· Empresas que a 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con entidades estatales por cuantías desde 500 Smmlv y hayan obtenido ingresos totales o activos totales desde 30.000 Smmlv.

· Empresas de los sectores farmacéutico, infraestructura y construcción, manufacturero, minero-energético, TICs, comercio de vehículos, y accesorios, o de actividades auxiliares a servicios financieros que a 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con entidades estatales, por una cuantía igual o superior a 500 Smmlv y hayan obtenido ingresos totales desde 3.000 Smmlv o activos totales desde 5.000 Smmlv.

Otras compañías podrán implementar PTEE como buena práctica de gobierno corporativo.

¿Qué requisitos tiene un PTEE?

Los PTEE deben ser diseñados según las características de cada compañía y deberán:

· Estar fundados en una matriz de riesgos de corrupción y/o soborno transnacional que permita identificar, evaluar, y controlar dichos riesgos y determinar la metodología aplicada para ello.

· Identificar señales de alerta según los factores de riesgo.

· Contar con un Oficial de Cumplimiento a cargo de administrar el PTEE que cumpla los requisitos establecidos en la regulación.

· Incluir políticas sobre entrega de regalos, remuneraciones, beneficios, contribuciones políticas, donaciones y otras conductas que puedan dar lugar a los riesgos.

· Incluir procedimientos de auditoría sobre su aplicación y tendientes a su actualización.

· Incluir procedimientos de debida diligencia periódicos según el tipo riesgo, para sus contratistas, sociedades subordinadas, empleados y terceros.

· Incluir mecanismos de denuncia sobre actividades sospechosas y de reporte a la Superintendencia de Sociedades y a la Secretaría de Transparencia de actos de corrupción o soborno transnacional.

· Incluir mecanismos sancionatorios y de divulgación del programa.

· Incluir reglas sobre documentación y registros.

¿Qué plazo hay para implementarlo?

El PTEE deberá adoptarse a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que se cumplieron los requisitos y por hasta tres años después de que se dejaron de cumplir. Las compañías obligadas, deberán informar a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento de este plazo sobre su calidad de entidad obligada.

¿Qué sanciones existen si no se implementa un PTEE?

Las compañías obligadas que no implementen PTEE podrán ser objeto de multas por hasta 200 Smmlv por parte de la Superintendencia de Sociedades.