Notificación o traslado de documentos en el extranjero

La Convención sobre la Notificación o Traslado en el Extranjero de Documentos Judiciales o Extrajudiciales en Materia Civil o Comercial (“Convención”) regula la remisión al extranjero de documentos judiciales o extrajudiciales para su notificación o traslado, en materia civil o comercial, siempre que se conozca la dirección del destinatario del documento.

Por lo anterior, existen herramientas para notificar y correr traslado en el extranjero de documentos dentro de trámites que se adelantan en Colombia. Aunque la Convención fue firmada y ratificada hace más de 15 años, aún hay cierto grado de desconocimiento o imprecisión sobre los mecanismos y sus formalidades.

¿Cuáles son los mecanismos?

La Convención habilita 5 mecanismos, vinculantes para los Estados, para notificar o correr traslado en el extranjero de documentos:

1. Petición entre las autoridades designadas por los Estados contratantes.
2. Trámite de los agentes diplomáticos del Estado de origen.
3. Trámite consular entre el Estado de origen y la autoridad del Estado de destino.
4. Otros mecanismos reconocidos y no objetados por los Estados.
5. Mecanismos acordados entre los Estados contratantes.

¿En qué consisten estos mecanismos?

Para el primer mecanismo deben remitirse dos ejemplares tanto de la petición (conforme al modelo de la Convención) como del documento objeto de la notificación o traslado. Recibida la petición, la autoridad designada por el Estado de destino notificará al destinatario según las formas establecidas por la legislación o por el procedimiento específico solicitado por el Estado de origen. De la notificación debe expedirse una certificación.

Sobre el segundo mecanismo, los agentes diplomáticos o consulares del Estado de origen pueden realizar la notificación directamente. No obstante, este mecanismo es limitado: cada Estado contratante puede oponerse a que otros Estados utilicen esta modalidad en su territorio, salvo que el documento objeto de la notificación o traslado sea dirigido a un nacional del Estado de origen.

El tercer mecanismo corresponde a la facultad de los Estados de hacer uso de las relaciones consulares para notificar o correr traslado de los documentos judiciales en el Estado de destino.

Excepcionalmente, cada Estado puede utilizar la vía diplomática cuando las circunstancias lo ameriten. Sin embargo, la Convención no es clara en indicar cuáles circunstancias son consideradas excepcionales.

Cuarto, los mecanismos no regulados pero reconocidos expresamente en la Convención incluyen la remisión: (i) directa por vía postal de los documentos a las personas que se encuentran en el extranjero, (ii) por parte de los agentes del Estado de origen a los funcionarios competentes del Estado de destino, y (iii) de cualquier persona interesada a los funcionarios competentes del Estado de destino. No obstante, los Estados contratantes de la Convención pueden objetar la aplicación de estos mecanismos en sus territorios.

Quinto, los Estados contratantes pueden llegar a cualquier otro acuerdo que tenga como efecto el reconocimiento de la debida notificación o traslado de documentos judiciales, caso en el cual dicho acuerdo prevalece sobre lo dispuesto en la Convención. Este punto es amplio, pero resulta útil para aquellos Estados donde reiteradamente se hace el trámite de envío de documentos para estos fines.

De conformidad con lo anterior, la Convención habilita varios mecanismos para la notificación o traslado en el extranjero de documentos judiciales o extranjeros en materia civil o comercial. No obstante, los interesados deben tener en cuenta las especificidades de cada mecanismo para realizar una debida notificación o traslado dentro del respectivo trámite.