Conozca los 10 absurdos y reclamos de los usuarios en los procesos en las notarías

Mucho se habla hoy en día de inteligencia artificial (IA) y nuevas tecnologías, herramientas que han llegado y se han adaptado a diferentes campos, como el legal. Sin embargo, parece que todavía hay algunas oficinas que no han implementado las maravillas de la IA.

Según las quejas de los usuarios, las notarías aún realizan procesos lentos, engorrosos y dispendiosos que la tecnología podría agilizar. No solo su trabajo del día a día tendría un nuevo motor, sino que varios de los absurdos que se presentan en estas oficinas se eliminarían.

Y es que no son pocos los trabajos que hacen las notarías, estas oficinas distribuidas por las ciudades tienen tareas importantes. Los notarios se encargan de casar a las personas, realizan el registro civil, hacen separaciones, realizan las escrituraciones, las capitulaciones y las autenticaciones.

En el top tres de los absurdos están: las irregularidades en las escrituras (nombres mal escritos, fechas erróneas y faltas de ortografía) que generan demoras innecesarias en los trámites. Además de esto, el incumplimiento de la publicidad del estado del trámite y la falta de medios tecnológicos que permitan la facilidad de los procesos hace que todo sea más lento.

“Los procesos son demasiado lentos en las notarías porque se tiene como costumbre dilatar y los funcionarios son demasiado relajados en unos temas que pueden agilizar y terminar en menos tiempo, de hecho, podrían reducirse hasta a la mitad de los que normalmente se toman para hacer este tipo de actos jurídicos o firmas de escrituras”, aseguró Evelio Barrera Valdivieso, abogado experto en Derecho Público. De hecho, en el primer semestre de 2023, las notarías acumulan al menos 31.802 quejas, 13.585 por canales virtuales, 8.479 por el chat, 4.192 por teléfono, 3.569 presenciales, 1.977 por correo electrónico.

Continuando con el top 10, en las notarías aún la atención al ciudadano es deficiente. Varias quejas sobre el cambio de horario y las esperas en las oficinas para procesos citados con antelación son el día a día de las quejas en Twitter.

A esto se le suma los altos precios en las fotocopias, que llegan a alcanzar el valor de hasta $19.000 por una hoja. Precio que incrementa si la escritura tiene errores que desembocan en una nueva impresión.

“Existen errores formales, entre los cuales están los errores aritméticos, los errores en la descripción o denominación de un inmueble o, los errores en la relación de los nombres o apellidos de las partes en una escritura”, explicó Luis Pupo, abogado inmobiliario y urbanístico de Dret Legal.

El puesto seis lo ocupó la falta de accesibilidad a las personas con limitaciones físicas, un absurdo que se soluciona con mejor infraestructura o digitalizando más procesos.

“Las notarías deberían contar con un sistema público de consulta en donde el usuario puede hacerle seguimiento a su trámite, sin necesidad de ir hasta la Notaria o enviar correos que muchas veces no contestan”, apuntó Juliana Camila Muñoz, abogada de Navarrete Consultores.

El séptimo absurdo es el hecho de que las notarías son de las pocas oficinas que aún no implementan lo lectores biométricos de huella digital, lo que significa que de la notaría usted siempre saldrá con un dedo negro y un pedazo de papel reciclado para limpiarse. En octava posición está el hecho de que para hacer cualquier proceso en las notarias usted debe pensar muy bien la ubicación de la oficina. ¿Por qué? Fácil, si usted saca un documento ya sea el certificado de matrimonio, el registro civil o una simple escritura y años después necesita una copia, usted tendrá que ir a esa notaria a solicitarla.

Por lo cual, si se va a ir de la ciudad en la que están todos sus papeles, una buena idea es usar media tarde para sacar sus fotocopias o, de lo contrario, tendrá que sacar no solo el dinero de los papeles (que no es barato), sino el del viaje también. En la novena posición de este top 10 está el tiempo de espera excesivamente alto para la firma de escrituras públicas.

Tiempo de espera que se deriva de los errores en los documentos, falta de eficiencia en la asignación de horarios y fallas en los sistemas.

Según Claudia Forero, experta en Derecho Procesal Constitucional , la mayoría de estos absurdos desaparecerían si “capacitan al personal que va a atender a las personas en las notarías, teniendo en cuenta que se debe llevar a cabo la inclusión, es decir, que se trate de igual forma a un oyente que a un no oyente (sordo) pues eso rompe las barreras de la diferencia y cumple con el principio de la equidad”.

Para completar las 10 cosas absurdas está el exceso de notas devolutivas, que generan retrasos para los usuarios. “Falta la implementación de las TIC frente a los procesos notariales, teniendo en cuenta que dicha labor es tan antigua y tan manual, los procesos debería migrar a un entorno digital y automatizado, el cual permita generarle al usuario una experiencia agradable mientras se encuentra en la notaría y en el seguimiento de sus trámites”, concluyó la abogada Muñoz.