¿Cuánto tiempo deben guardar las empresas la historia laboral de sus extrabajadores?

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Un motivo frecuente de pleito entre las empresas y los extrabajadores, especialmente aquellos que están próximos a pensionarse y están organizando sus documentos, tiene que ver con la historia laboral, pues es en ese momento en que se detecta si hubo algún error en las cotizaciones.

Por eso, una duda que surge en las compañías es: ¿cuánto tiempo deben guardar los documentos que hacen parte de la historia laboral de sus empleados, una vez termina la relación laboral?

Según explica Carlos Alberto Camargo, de Scola Abogados, en un contenido de la firma, no hay una norma que regule, específicamente, cuánto tiempo deben los privados guardar los documentos de los trabajadores, sin embargo, había dos posturas dominantes: una analogía con los libros comerciales, que se conservan 10 años; o quienes tomaban el plazo de 20 años estipulado para los archivos sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

En la sentencia T-470 de 2019, la Corte Constitucional se pronunció sobre el deber de conservación de la historia laboral en el estudio de una tutela y concluyó que, aunque no está determinado el tiempo preciso para esto, “una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales supone que el deber del empleador es de carácter indefinido”. En ese sentido, el alto tribunal determinó que el derecho a acceder a la historia no prescribe.

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“No existe una disposición legal que indique que el término para conservación de la información derivada de la historia laboral sea indefinido. Sin embargo , la jurisprudencia de la Sala Laboral de la Corte Suprema y la Corte Constitucional sí le han dado esta interpretación”, explicó el equipo de Laboral de Scola Abogados.

En ese sentido, los expertos recomendaron guardar los documentos por siempre o, cuanto mínimo 10 años, ya sea de manera digital o física. Esto, con excepción de los relacionados con la pensión, en la medida en que este es un derecho que no prescribe y, además, los archivos pueden ser requeridos por entidades externas. Según la jurisprudencia de la Corte Suprema, incluso si la empresa no cuenta con la información, debe reconstruirla.