Lo que debe saber antes de ir a la asamblea de copropietarios del conjunto o edificio

Si usted es dueño de una vivienda de propiedad horizontal, debe saber que por esta época deben comenzar las asambleas de copropietarios para definir la administración y dirección del conjunto o edificio.

Las asambleas están conformadas por todos los propietarios o delegados del conjunto y se rige bajo la Ley 675 de 2001.

El objetivo de las asambleas es realizar una revisión cuidadosa del panorama general del conjunto. Específicamente lo referido a temas económicos y financieros. Asimismo, es mediante las asambleas que se realiza la aprobación de presupuesto para los gastos administrativos e inversiones.

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Durante las asambleas se exponen los informes del administrador y del revisor fiscal, así como las reglas del conjunto para su respectivo cumplimiento. Estas reuniones tienen como finalidad velar por el interés común de los residentes de la propiedad horizontal.

Melissa Castro, asociada principal en Garrigues, explicó que “antes de la asamblea es importante haber leído detenidamente la convocatoria, pues en ella se indica qué temas van a ser tratados en la reunión y en qué orden”.

Es importante, antes de asistir a la asamblea, revisar los poderes o autorizaciones para participar, votar y postularse en los órganos de administración de la propiedad horizontal, de ser necesarios.

“Se debe verificar quiénes son las personas que deben asistir a la asamblea por parte de una unidad privada específica. Es decir, si yo soy arrendatario o no tengo la calidad de propietario debo pedir el poder para poder asistir. En caso de que sean copropietarios deben ir las dos o una debe apoderar a la otra para representarlo”, aseguró Esteban García, senior counsel del área inmobiliaria.

Ahora bien, la variación a la cuota de administración ordinaria o la creación de cuotas extraordinarias dependerá del presupuesto que aprobará la asamblea, atendiendo a las necesidades específicas de cada copropiedad. El administrador presenta el presupuesto y, con base en él, se votará qué tanto incrementa la administración.

“No hay un límite legal, sin embargo, la variación suele corresponder a variaciones atadas al IPC y/o a la variación al salario mínimo, dependiendo de los servicios que contrate la administración”, agregó Sebastián Gallo, asociado de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU &Uría.

Debe considerarse que las cuotas de administración son el principal ingreso de la copropiedad, por lo cual el aumento deberá ser consistente con el presupuesto estimado a efectos de que con esos ingresos se cubran los gastos de la copropiedad.

“No existe un plazo específico para realizar el incremento en las cuotas de administración, sin embargo, teniendo en cuenta que dicho incremento únicamente podrá aprobarse por la asamblea de copropietarios, esta se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal; en caso de que el reglamento no indique ninguna fecha, la reunión de la asamblea de copropietarios se hará dentro de los tes meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal”, puntualizó Castro.

En caso de que la reunión de la asamblea de copropietarios no fuese convocada, los propietarios por derecho propio podrán reunirse el primer día hábil del tercer mes siguiente al vencimiento de cada periodo presupuestal, en el lugar y hora en que se indique en el reglamento de propiedad horizontal y, en caso de no indicarse, en las instalaciones de la copropiedad a las 8:00 p.m., esto de conformidad con lo dispuesto en los artículo 39 y 40 de la Ley 675 de 2001.

“Dentro del reglamento de propiedad horizontal se incluyen las sanciones a las personas que no asistan a la Asamblea. Para sancionar debe existir la tipificación expresa dentro del reglamento de propiedad horizontal o dentro del manual de convivencia que se apruebe por la Asamblea, debe tener la descripción de la falta, es decir, que diga expresamente que la no asistencia de forma no justificada implica una sanción, cuál es el procedimiento y cuál es el monto de la multa”, dijo García.

En caso de no poder asistir podría participar de manera virtual. Sin embargo, Castro explicó que deberá disponer los recursos tecnológicos apropiados para llevarla a cabo.

Además debe guardar una prueba inequívoca de la realización de la reunión como fax, grabación magnetofónica o similar. “Debe dejar claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios, lo anterior en consideración a lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 675 de 2001”, señaló Castro.

“Si tomamos en cuenta que cada vez hay más proyectos donde la gente invierte para renta sin necesariamente ser residentes de ese lugar, las asambleas virtuales a través de plataformas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para garantizar su participación y que no tengan que viajar”, agregó David Barros Balocco, presidente de la Red de Comités de Desarrollo Sostenible de la Propiedad Horizontal.

García explicó que no hay una limitación en la ley 675 sobre el tiempo de duración. “Sin embargo, sí es recomendable que estos temas sean regulados dentro del reglamento de propiedad horizontal: cuánto dura la asamblea y de cuánto es el tiempo de intervención de cada una de las personas. Entonces, si se limita y si se regula claramente la forma de realizar las reuniones, los tiempos van a reducirse y van a ser mucho más apropiados”, concluyó.

Antecedentes

Las asambleas de copropietarios se realizan cada año entre febrero y marzo en los inmuebles sujetos al régimen de propiedad horizontal. La importancia de las asambleas radica en que se definen aspectos que guían el buen funcionamiento de la copropiedad y aspectos tanto económicos como financieros en los edificios.

Balocco aseguró que las cinco claves para realizar una asamblea exitosa son: el reglamento, el calendario, el diseño de la Asamblea, la convocatoria y la tecnología.