Los líos de utilizar aplicaciones de chats para manejar mensajes de asuntos corporativos

Las empresas enfrentan riesgos legales, cuando las comunicaciones internas salen de los canales oficiales por parte de empleados que violan las debidas autorizaciones, normas y protocolos en el envío de mensajes corporativos.

Esto se refleja en un enfoque regulatorio que se viene abriendo paso en Estados Unidos, sobre el uso no supervisado de la mensajería por parte de empleados. Entre los antecedentes está la represión por parte del Departamento de Justicia sobre el control corporativo de los mensajes de texto en los teléfonos de los empleados, y la investigación sobre los mensajes externos por parte de los administradores de activos que afectan a Wall Street.

“Lo hemos visto con los bancos, pero todas las empresas tienen este problema”, dijo Ian McGinley, exfiscal federal adjunto en el Distrito Sur de Nueva York. Las políticas sobre las comunicaciones de los empleados son variadas; algunas exigen que los empleados realicen su trabajo en dispositivos oficiales, mientras que otras permiten que se usen los personales con restricción en algunas aplicaciones. Sin embargo, los mensaje no autorizados resultan en que las empresas no puedan controlar sus datos.

En las comunicaciones internas, las empresas pueden sufrir contratiempos en los litigios si no pueden satisfacer completamente las demandas de descubrimiento de comunicaciones internas. Una defensa contra ciertas acusaciones podría verse afectada si un acusado corporativo no puede acceder a los mensajes relevantes.

Al estar encriptadas las comunicaciones, no se pueden tener pruebas si ocurre un problema en la empresa. La mensajería encriptada, que se desarrolla en las comunicaciones fuera del alcance es un desafío para las empresas más acostumbradas a monitorear la mensajería más tradicional. Esto es delicado, debido a que algunos empleados pueden hablar de la información confidencial de la empresa y las entidades no tienen la forma de encontrar las pruebas de esto. Entre las plataformas de riesgo se encuentra Whatsapp, que ofrece comunicación encriptada que dificulta este monitoreo.