Transformación digital, las herramientas que están utilizando las firmas de abogados

Una mezcla de herramientas globales junto a tecnología desarrollada en Colombia es la constante de las firmas de abogados más destacadas del país a la hora de abordar los retos de la trasformación digital.

La firma full service Pinilla, Gonzalez y Prieto Abogados y la firma especializada en Derecho Laboral López y Asociados, se han destacado por su aprovechamiento de los recursos tecnológicos durante estos últimos meses, tiempo en que han podido seguir trabajando desde sus hogares en equipo con todos sus colaboradores, con total acceso a los archivos y documentos ya digitalizados con anterioridad.

Felipe Pinilla, socio fundador y director de Pinilla, Gonzalez y Prieto, firma con 12 socios y que se desempeña en 23 áreas de práctica, indicó que Microsoft Teams se ha convertido en la herramienta oficial de su firma para las reuniones virtuales, en las que se complementan con la posibilidad de consultar los archivos en formato digital.

Estos archivos digitales, explicó, son compartidos entre los socios a través de la herramienta SharePoint, una plataforma de colaboración empresarial que permite generar espacios de trabajo compartidos y almacenes de información y documentos. “De esta forma siempre contamos con los documentos que requerimos para cada caso”, dijo.

“El uso de estas herramientas nos ha ayudado mucho. La información es compartida entre todos los socios y no le toca venir a uno a la oficina a consultar documentos, sino que desde la casa se puede revisar el proceso de cualquier cliente”, indicó Pinilla.

También, como complemento a las herramientas mencionadas anteriormente, existen otras aplicaciones como WhatsApp Corporativo que se usa para comunicación interna, comunicación con clientes y juzgados.

Asimismo, acompañando a las herramientas de nivel global se usa tecnología local como Monolegal, una empresa apoyada por Innpulsa y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que funciona para la vigilancia de procesos judiciales manteniéndolos actualizados sobre el estado de sus procesos en el área de litigios.

“Hacia futuro, pensando en los retos que trae la tecnología, es fundamental que los abogados se acostumbren a subir archivos a la nube, al mismo tiempo que deben contar con plataformas que tengan la información actualizada, que les permita mantener al tanto a sus clientes del estado de los procesos”, aseguró.

Alejandro Castellanos, director del área de Representación Judicial y Litigios de López y Asociados, firma con 102 asociados, indicó que dominar temas tecnológicos les ahorra tiempo a las firmas, ya que estas herramientas “representan un apoyo muy importante para los abogados”.

Para su firma, coincidió en este tema, herramientas de reuniones virtuales como Zoom y Microsoft Teams facilitan y agilizan los procesos al momento de organizar reuniones entre los socios, o con los clientes, al mismo tiempo que otras como Monolegal les ayudan a mantenerse actualizados con la información necesaria para cada uno de los casos.

Por su parte Jorge Mejía, Gerente Ejecutivo de López y Asociados resumió las herramientas tecnológicas que usa la firma de abogados día a día: Sharepoint, Codetwo para gestión de firmas de correo, migraciones y copias de seguridad, y por el lado de las herramientas locales usan Monolegal, Timemanager, desarrollaron una aplicación propia llamada Ágora para el control y seguimiento de procesos judiciales y Siigo como ERP, contabilidad, administración y finanzas.

Como consejo para los abogados y firmas de abogados en crecimiento comentó Mejía "no por ser una firma de abogados deja de ser una empresa, es muy importante que sea ordenada, estructurada y tenga sistemas de información que le permitan tomar decisiones adecuadas"

“Contar con herramientas digitales que apoyen los procesos de las firmas es esencial para el futuro, por lo que los abogados deben enfocarse en sacarles el máximo provecho”, concluyó Castellanos.

En Colombia el gobierno ha venido desarrollando programas como Innpulsa que apoyan las iniciativas tecnológicas que aporten a soluciones puntuales de nuestro país y que no han sido ajenas al sector del Derecho convirtiéndose en herramientas de apoyo.