¿El informe de evaluación de las propuestas es vinculante en un proceso de selección?

¿El informe de evaluación de las propuestas es un documento vinculante en el marco de un proceso de selección?

En los procesos para la selección de contratistas, una vez los proponentes allegan sus ofertas, en virtud de principio de publicidad, las Entidades Estatales tienen el deber de dar a conocer la evaluación tanto de los requisitos habilitantes como de aquellos que otorgan puntaje. Lo anterior, no es otra cosa que la comparación objetiva de las ofertas.

Generalmente, esta evaluación la realiza un comité asesor conformado por funcionarios o asesores externos designados por el Representante Legal de la Entidad. Por consiguiente, durante el tiempo de la publicación del informe de evaluación de las propuestas, los proponentes podrán presentar observaciones y aclaraciones al informe, así como allegar la documentación o información adicional que la entidad requiera para subsanar el cumplimiento de requisitos habilitantes.

Para los procesos de licitación el término de publicación del informe es de cinco (5) días hábiles y para los procesos de selección de concurso de méritos y de selección abreviada de menor cuantía el término será de tres (3) días hábiles. Una vez culminado dicho término, la Entidad deberá pronunciarse sobre las observaciones allegadas y antes de expedir el acto de adjudicación del contrato debe publicar el informe de la evaluación final.

En este sentido, es viable preguntarse si con posterioridad a la presentación de observaciones al informe de evaluación y entrega de la información requerida por la Entidad para subsanar las ofertas, el comité evaluación mantiene la calificación y orden de elegibilidad de las propuestas, y, al momento de adjudicar, el Representante Legal adjudica a un proponente distinto a aquel al que comité asesor recomendaba para la adjudicación del contrato ¿es posible afirmar que el informe de evaluación es un acto definitivo y vinculante que crea derechos para el oferente a quien el comité recomendaba adjudicar?

Sobre el particular, la Sección Tercera del Consejo de Estado, en reciente fallo del 1 de noviembre de 2023 Exp. 43.611, reiteró que el informe de evaluación es elaborado por el comité evaluador y no por el jefe o representante legal. Así pues, en consonancia con el principio de responsabilidad definido en el artículo 26.5 del Estatuto de Contratación, dicho documento no es vinculante para decidir sobre la adjudicación del contrato y, en consecuencia, el informe de evaluación no le confiere ningún derecho a los proponentes más aún cuando este es susceptible de correcciones, modificaciones y aclaraciones.

Como resultado de lo expuesto, no resulta viable asegurar que el informe de evaluación como acto de trámite o preparatorio sea prueba suficiente para configurarse una posible nulidad del acto de adjudicación, dado que como se indicó, este no contiene la decisión definitiva de la administración frente a la selección del adjudicatario.

En todo caso, teniendo en cuenta que el acto de adjudicación sí corresponde a un acto definitivo, la administración se encuentra obligada a que su expedición esté motivada, y en caso de apartarse del análisis del comité evaluador, deberá exponer cuáles son las razones de hecho y/ o derecho para adjudicar el contrato a un proponente distinto de aquel al que recomendaba el informe de evaluación final.