Con preocupación continuamos viendo en Colombia el apego de las autoridades a los requisitos formales “inútiles”. Este es el caso que ocurre con varias entidades administrativas cuando se trata de formalizar y tramitar documentos legales expedidos en el exterior para el cumplimiento de requisitos procedimentales simples en el país. Veamos a continuación algunos de los tropiezos con los que nos encontramos a diario cuando se trata del manejo de documentos emitidos en el exterior en trámites sencillos.
Recientemente una sociedad extranjera debía cumplir con su obligación legal de registrar la configuración de una situación de control sobre una filial en Colombia. En cumplimiento de lo establecido por las normas correspondientes, la sociedad presentó ante el Registro Mercantil un documento privado en el que se indicaban los nombres de las sociedades (controlante y contralada) así como los presupuestos que daban origen a tal situación. La entidad encargada de revisar el trámite rechazó el registro del documento argumentando que los documentos traducidos donde se evidenciaba la existencia de la sociedad matriz en el exterior debían ser apostillados y notarizados ante las autoridades correspondientes.
En otro caso, en el marco de una transacción que involucraba compañías constituidas en diferentes jurisdicciones y cuya materialización se iba a efectuar en Colombia, cierta entidad administrativa rechazó un trámite simple de registro exigiendo la apostilla de un documento que acreditaba la existencia de una de las compañías en su país de constitución. El trámite en mención tenía como efecto la publicidad a terceros de los derechos de esta compañía en Colombia.
En los dos casos mencionados, las compañías involucradas en estos trámites consultaron con preocupación a sus asesores legales las razones por las cuales estos procedimientos tan sencillos requerían de un esfuerzo administrativo tan complejo. Resulta que en algunas jurisdicciones la apostilla de documentos y la obtención de pruebas sobre la existencia y representación legal de una sociedad son complejos y costosos pues no son requeridos en los trámites del día a día de una compañía.
En Estados Unidos, por ejemplo, las únicas autoridades con capacidad de apostillar documentos son las Secretarías de Estado que se encuentran establecidas en las capitales de los Estados o en algunas ciudades importantes de los Estados. Entonces, cuando es necesario agotar un trámite simple en Colombia que requiere la apostilla de un documento, los empleados de la compañía deben trasladarse hasta la ciudad donde esté la Secretaría de Estado correspondiente, traslado que en muchos casos puede tomar horas y hasta días enteros.
Otro caso es el de China. Resulta que la expedición de una copia de la “licencia de negocios” de una compañía en el país asiático puede tomar meses. Además de eso la legalización de dicho documento, para que pueda surtir efectos en Colombia, puede tomar otros varios días. Todo lo anterior sin contar el tiempo que se demora hacer la traducción de estos documentos y legalizar dicha traducción ante la Cancillería en Colombia.
Dicho lo anterior nos continuamos preguntando ¿dónde han quedado los esfuerzos de los gobiernos anteriores para simplificar los trámites? ¿Vamos a seguir proyectando la imagen de que Colombia es un país donde hacer negocios es complicado? ¿No será más fácil para las compañías extranjeras invertir en otros países donde los trámites sean más sencillos?
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