Autorización General para operaciones en Conflicto de Intereses

Como lo hemos mencionado en artículos anteriores, el Decreto 046 de enero de 2024, fue expedido recientemente para reglamentar, entre otros, los asuntos asociados a los conflictos de intereses y el procedimiento a seguir por parte de los administradores ante estos eventos. En este caso particular abordaremos la posibilidad de la Asamblea de Accionistas de emitir autorizaciones generales, ya no para un único acto o contrato, sino para la celebración de operaciones recurrentes por parte de las sociedades. Esto resulta benéfico en varias circunstancias incluyendo operaciones entre compañías relacionadas o pertenecientes a un mismo grupo empresarial.

En primer lugar, es preciso recordar que, ante cualquier evento o sospecha de conflicto de intereses por parte de un administrador de una sociedad, este debe abstenerse de participar en el respectivo acto. Posteriormente, si cuenta con las facultades para ello, debe convocar una reunión de la Asamblea de Accionistas o, solicitar al funcionario competente que realice la convocatoria. El propósito de la reunión será que los accionistas evalúen si levanta el conflicto de interés y autorizan que la sociedad participe en el acto o contrato propuesto. En la reunión de la Asamblea de Accionistas que se lleve a cabo con tal propósito, el administrador deberá suministrar, de manera clara, veraz y suficiente, toda la información que resulte relevante, incluyendo la referencia detallada a (i) los hechos concretos y particulares que dan lugar a la configuración del conflicto de intereses para el administrador y (ii) la información que fundamenta que la operación o negocio no perjudica los intereses de la sociedad. Una vez considerada la información presentada, la Asamblea de Accionistas podrá autorizar la participación de la sociedad en el acto o negocio en conflicto de intereses, siempre y cuando este no perjudique los intereses de la sociedad. Si el administrador tuviese la posibilidad de votar en dicha reunión, su voto deberá excluirse, dejando constancia de ello en el acta correspondiente.

El Decreto 046 de 2024 presenta como novedad la posibilidad para la Asamblea de Accionistas de aprobar autorizaciones generales siempre que se trate de (i) operaciones recurrentes, (ii) del giro ordinario de los negocios de la sociedad y (iii) se celebren dentro de un determinado ejercicio social. La autorización general por parte de la Asamblea de Accionistas debe detallar los actos o contratos comprendidos en la autorización incluyendo, entre otros, la naturaleza de los mismos, las partes y su temporalidad. Como el supuesto base para que la aprobación es que el acto o contrato no perjudique los intereses de la sociedad, en el evento en que algún acto dentro de la autorización general perjudique a la sociedad, dicho acto no se considerará amparado por tal autorización.

Finalmente, para que los administradores lo tengan en cuenta en sus informes anuales, ante la aprobación de una autorización general como la referida en este artículo, están obligados a elaborar un informe pormenorizado de los actos y contratos que se realizaron bajo la autorización general, el cual deberán presentar en la siguiente reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas, junto con el informe de gestión del respectivo ejercicio.

En conclusión, se debe aprovechar la posibilidad que crea la norma de emitir estas autorizaciones generales por parte de la Asamblea de Accionistas y tomar todas las medidas para que se implementen de manera rigurosa sin poner en riesgo la responsabilidad de los administradores ni la solidez de la empresa.