Aspectos controversiales de la nómina electrónica

Desde la Resolución 42 de 2020, se estableció la intención de la DIAN de incluir dentro del sistema de facturación electrónica los soportes de pagos realizados por nómina. Por esta razón, a través de la Resolución 13 de 2021, se implementó y desarrolló la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Lo que busca la DIAN con esta nueva resolución es que, cuando se realice un pago relacionado con la nómina, se genere un documento soporte de pago de nómina electrónica denominado como NIE por el anexo técnico. Dicho documento constituirá soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA; y permitirá que la DIAN, mediante una mayor trazabilidad de los costos y gastos incurridos por las compañías, pueda identificar más fácilmente las deducciones improcedentes.

La principal dificultad que se ha identificado en la aplicación de la nómina electrónica recae en la conciliación entre cada uno de los conceptos NIE y los rubros de nómina que se vienen empleando actualmente por las compañías. Lo anterior puesto que el anexo técnico de la Resolución cuenta con una serie de vacíos y ambigüedades que en ocasiones no se adaptan a la realidad de los pagos que se están realizando, lo que puede ocasionar problemas a la hora de elegir los conceptos NIE a aplicar. En este sentido, la clasificación propuesta por el anexo técnico de la Resolución no incluye un concepto NIE a través del cual se puedan clasificar los desembolsos de préstamos que la compañía puede llegar a realizar a sus empleados.

La situación anterior podría ser consecuencia de que la DIAN busca que únicamente se reporten los pagos realizados en virtud de la relación laboral, lo que conllevaría a que dichos desembolsos no fueran incluidos en la nómina. No obstante, en la práctica esto traería un problema para los empleadores, pues no se tiene una contrapartida para justificar los descuentos por nómina que se realizan al trabajador para el pago del préstamo realizado, concepto NIE que sí fue definido en la Resolución.

Asimismo, uno de los vacíos que sorprende es que no exista un concepto NIE a través del cual se puedan clasificar los pagos de mesadas pensionales que realizan las compañías a pensionados que se encuentran a su cargo bajo ciertos regímenes especiales. Esto representa una dificultad para las compañías dado que, aunque dichos pagos venían siendo incluidos en los registros de nómina, ahora parecería que no es posible incluirlos. Sin embargo, a través de interpretaciones dadas a la legislación laboral y tributaria, se han logrado proponer posibles conceptos NIE que permitan la inclusión de estos pagos.

Teniendo en cuenta lo presentado, así como otros ejemplos que no fueron mencionados, es evidente que aún existen vacíos y ambigüedades en nuestra regulación de nómina electrónica que deben ser subsanados por la DIAN, para así lograr la implementación correcta y efectiva de esta herramienta. De lo contrario, estas ambigüedades pueden dar lugar a distintas interpretaciones para el cumplimiento de esta obligación formal, de manera que se generen contingencias innecesarias para las compañías.