Firmas de abogados: empresas que hay que saber administrar

Llevo más de 10 años estudiando el funcionamiento de firmas de abogados y puedo decir, sin duda, que se trata de organizaciones que encajan perfectamente en la definición de empresas prestadoras de servicios. Los abogados deben entender que tienen una empresa y ser conscientes de las implicaciones que esto tiene. También puedo decir que estas organizaciones tienen en común, un error: la carencia de atención a la administración del negocio. Por eso es importante hacer un llamado de atención a los socios de las de las empresas de servicios legales y formular algunas recomendaciones que seguramente les serán útiles para mejorar los resultados de su negocio:

1. Estructure una estrategia. Su empresa no es muy distinta a aquellas que usted tiene como clientes, así que copie las buenas prácticas de sus clientes: haga un ejercicio de planeación estratégica, establezca una misión, una visión, y unas metas. Analice constantemente sus métricas. Haga reuniones periódicas con sus socios para discutir sobre las áreas de práctica, los sectores de la economía; los costos la de la firma; las tarifas que cobran y demás temas estratégicos del negocio. Evalúe con precisión los clientes objetivo y los aliados para llegar a ellos. El mercado cada vez es más competido así que tenga claro cuál es su propuesta de valor para generar un diferencial real. Tome decisiones informadas y sobretodo no espere a estar en aprietos para pensar en su negocio.

2. Establezca unos procesos mínimos. Del punto anterior saldrán los asuntos más relevantes de su negocio, así que sobre ellos tenga claridad sobre cómo se hacen. Le anticipo un poco lo que deberá tener en cuenta: facturación y cobro, contratación, sistema de compensación (tanto de socios como de abogados), plan de carrera y herramientas mínimas de tecnología.

3. Contrate un Practice Managment System. No se requiere de mucha tecnología para empezar. No se agobie ni se deje presionar por la onda de la innovación. Invierta en herramientas simples como computadores con sus respectivos sistemas operativos, buen internet y un software especial para administrar firmas de servicios legales (PMS), este último le facilitará toda la operación de su negocio: desde la producción (trabajo) de los abogados hasta el proceso de facturación y cobro, pasando por índices de medición, compartir documentos, entre otros. En el mercado hay muchos y muy buenos PMS´s,.

4. Actividades mínimas en temas comerciales y de mercadeo: Estamos en un mundo altamente competido y la industria de servicios legales cada vez tiene más oferta de excelentes abogados, por lo tanto propóngase salir a “maletiar”, haga actividades de mercadeo y promoción. Estas actividades deben ser totalmente coherentes con la estrategia del negocio, pero deben ser simples, consistentes, medibles y poco costosas. No se enrede, no tiene que ser un experto ni contratar a uno para tener visibilidad. En internet encuentra mucha información que lo puede ayudar a empezar, ya llegará el momento de invertir.

5. Tenga personal administrativo capacitado. No necesitará de un CEO de una multinacional, ni hacer un gasto desproporcionado en esta área, pero sí contrate a alguien con cierta experiencia como administrador de negocio y tenga un buen contador. Tener Back office sano y bien operado es la clave para que los socios y abogados se concentren en lo que saben hacer.

6. Haga seguimiento. Los dueños son los mejores cuidadores de los negocios. Haga reuniones mensuales o semanales con el equipo administrativo para evaluar resultados. Acá les doy un tip extra: si la firma está compuesta por varios socios, seleccione uno para que represente a los demás frente a los temas administrativos, eso que los anglosajones llaman el MANAGING PARTNER. Tenga uno y especifique sus funciones, establezca reglas claras sobre su elección y apóyelo.

Puedo estar seguro que estas recomendaciones harán que su compañía de servicios legales logre un mejor desempeño.