Formalización de empresas: requisitos de entrada

En el mundo de los emprendimientos se ha normalizado usar y repetir términos aun cuando una gran mayoría de los emprendedores no sepan a qué se refieren. Salgamos de dudas y aclaremos temas relevantes como, por ejemplo, el de la formalización.

¿Qué se formaliza?

A las empresas. El Código de Comercio las define como “toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios”.

¿Entonces quiénes son empresarios?

Tanto las personas naturales (físicas, miembros de la especie humana) que además tienen la calidad de comerciantes, como las jurídicas (ficciones legales, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones) que desarrollan el conjunto de actividades al que hace referencia la norma. Fíjese que formalizar una empresa no conlleva necesariamente la constitución de una persona jurídica, esto es un error común en el imaginario de los emprendedores.

¿Cómo se formaliza una empresa?

El proceso de formalización de una empresa tiene diferentes dimensiones, por lo que la respuesta a esta pregunta se debe abordar desde varios aspectos. Es frecuente encontrarse con emprendedores que han cumplido con los denominados “requisitos de entrada”, que versan sobre la forma en que se ejecuta la empresa: como persona natural comerciante o como persona jurídica, y dan por cumplido el proceso de formalización. Lo cierto es que, como su nombre lo indica, éstos son solo los primeros pasos del proceso, los de “entrar” al mundo de la formalización. También los hay de formalización de los insumos o factores de producción (por ejemplo, la contratación de la fuerza de trabajo, conforme a la ley, asumiendo las cargas económicas que esto conlleva), de los procesos de producción y comercialización de bienes y servicios comercializados (cumplimiento de normas sanitarias, ambientales, reglamentos técnicos y demás propias del sector en el que opera la empresa) y tributarios (cumplimiento de las obligaciones de declarar y pagar impuestos).

¿Cómo se empieza el proceso de formalización entonces?

Primero es importante tomar una decisión. ¿Quién va a desarrollar la empresa? ¿una persona natural comerciante o una persona jurídica? Si la respuesta es la segunda, se debe tener presente que este camino implica asumir costos de constitución y de mantenimiento de la persona jurídica, además de asumir cargas tributarias que no siempre deben asumir las personas naturales. A esta decisión se puede llegar con base en los recursos de los que se disponga, el tipo de actividad que se va a desarrollar, los objetivos que se persiguen y la posibilidad económica y administrativa de asumir procesos y cargas propias de las personas jurídicas.

¿Cuáles son los requisitos de entrada de formalización de las personas naturales comerciantes?

Empiece por inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT), que tiene como objetivo identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones tributarias. Si ya lo tiene, revise que esté actualizado, es decir, que refleje las actividades económicas que usted efectivamente realiza.

Con RUT en mano, inscríbase en el registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio de la jurisdicción de su domicilio (donde usted ejerce habitualmente sus actividades comerciales). Hágalo idealmente dentro del mes siguiente al inicio de la actividad mercantil, pero si lleva más tiempo y no ha dado este paso, nunca es tarde. Lo puede hacer de manera presencial o virtual, directamente o a través de un apoderado, para lo cual tendrá que otorgarle un poder que reúna los requisitos de ley.

Este proceso implica (i) realizar una consulta de homonimia para verificar que el nombre del establecimiento de comercio que va a abrir (si es que eso es parte de lo que usted quiere hacer) no sea idéntico a otro previamente registrado, (ii) clasificar su actividad mercantil a través del código CIIU que le corresponda, (iii) revisar si la Policía Nacional le ha impuesto multas por la violación del Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana y, si ese es su caso, páguelas (iv) diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial (RUES), (v) pagar la tarifa por la inscripción en el Registro Mercantil, que se calcula con base en el monto de sus activos en el momento en que realice su inscripción. Si también va a inscribir un establecimiento de comercio, deberá pagar la respectiva tarifa, cuyo costo dependerá del lugar en donde esté ubicado, es decir, dentro o fuera de la jurisdicción de la Cámara de Comercio a la que haya acudido y (vi) obtener su Número de Identificación Tributaria o NIT. Casi todas las Cámaras de Comercio le permiten realizar este trámite, pero si no, acuda directamente a las oficinas de la DIAN para solicitarlo, caso en el cual, cuando lo tenga, regrese a la Cámara de Comercio con el NIT para terminar el trámite de inscripción en el registro mercantil.

Al finalizar ese trámite usted obtendrá su matrícula mercantil y deberá renovarla cada año, dentro de los tres (3) primeros meses calendario.

¿Y si prefiero constituir una persona jurídica?

Primero tendrá que definir qué clase de persona jurídica va a constituir: con o sin ánimo de lucro. Salgamos de un error común: las personas jurídicas sin ánimo de lucro también desarrollan empresas, generan ingresos y obtienen utilidades. Lo que diferencia a unas de otras es que las primeras distribuyen sus rendimientos entre las personas que las conforman (en forma de dividendos) y las segundas no, porque las reinvierten en el mejoramiento de sus procesos y de las actividades que fortalecen el desarrollo de su objetivo misional.

Si la persona jurídica tendrá ánimo de lucro, usted va a crear una sociedad comercial, caso en el cual deberá optar por el tipo societario que más le convenga, entre los cuales, para efectos de facilidad en su constitución y administración, flexibilidad en su estructura, número de socios, costos, tributación, etc., destaco a la Sociedad por Acciones Simplificada o S.A.S.

Proceda a redactar los estatutos. Las Cámaras de Comercio ofrecen modelos que sirven de punto de partida y que le van a mostrar los aspectos mínimos que debe considerar, pero no se limite a copiarlos, personalícelos para que realmente respondan a la realidad y expectativas de la sociedad. Evite a toda costa hacer copy-paste de los estatutos de la prima o del vecino. Si optó por constituir una SAS no necesita más que llevar sus estatutos a la Cámara de Comercio de la jurisdicción del que será el domicilio principal de la sociedad (no se complique, el mismo suyo) y pague la tarifa de inscripción, que se calculará con base en los activos de la nueva sociedad. Tenga presente que para esto tendrá que hacer la consulta de homonimia antes referida, de manera que la razón social de la nueva persona jurídica no sea igual a la de otra previamente registrada. Igualmente, lo mencionado sobre el NIT en relación con las personas naturales, también les aplica a las personas jurídicas, así como lo relativo a la inscripción de establecimientos de comercio, si eso está dentro de sus planes de entrada.

Si prefirió constituir una persona sin ánimo de lucro (ESAL), sus opciones incluyen a las del régimen común, como las fundaciones y asociaciones, que se constituyen para realizar actividades en beneficio de los asociados, terceras personas o la comunidad en general; y a las de economía solidaria, como las cooperativas, que realizan actividades caracterizadas por la cooperación, ayuda mutua, solidaridad y autogestión de sus asociados. Para crearlas también debe redactar sus estatutos, inscribirse en el registro mercantil y obtener el NIT. Además, deberá obtener la certificación de la autoridad de inspección, vigilancia y control de las ESAL, que será la Gobernación o Secretaría Jurídica del municipio del domicilio de la ESAL.

¿Y eso es todo?

No, estos son apenas los requisitos de formalización de entrada, pero constituyen un gran paso en el proceso.

¿Para qué sirve formalizarse? ¿Sí vale la pena?

Por supuesto que sí. La formalización le permitirá acceder a fuentes de crédito, contratar con el estado, exportar y acceder a importantes canales de comercialización.

*Tatiana López Romero, Directora Creania Laboratorio Legal