Estas son las herramientas y consejos que dan los bufetes para ser más productivos

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Luego de que se decretara la cuarentena nacional por la expansión del Covid-19 varios bufetes se vieron obligados a enviar a todos sus abogados a trabajar desde casa. En este tiempo, muchos se han visto en dificultades para adaptarse al teletrabajo. Por esa razón, Asuntos Legales decidió preguntar qué consejos podrían llegar a tener en cuenta para poder ser más eficientes y mejorar la relación con sus clientes, además de qué herramientas tecnológicas podría llegar a utilizar.

Para Tatiana Garcés, socia administradora de Baker McKenzie, en estos tiempos fue fundamental generar una estrategia en la cual puedan entablar una comunicación asertiva entre todos los colaboradores de la firma, donde cada uno de los abogados pueda aportar desde su área lo prioritario a trabajar frente a sus clientes.

“Hemos mantenido constante contacto con nuestros equipos, reforzado nuestras actividades de liderazgo y, en especial, establecido de manera clara los objetivos y las metas, y no menos importante monitoreado de manera permanente nuestros indicadores”, aseguró Garcés.

Entre las recomendaciones que aparecieron en Baker McKenzie entre sus 80 abogados está la de que cada uno pueda disponer y organizar su área de trabajo, organizar que es lo más prioritario en el orden del día (reunión entre socios, encuentro con sus clientes y el asesoramiento a partir de lo que diariamente se pueda estar decretando), entre otros.

Por su parte, el abogado Diego Valdivieso, líder de la unidad de derecho laboral, seguridad social y migratorio de Scola Abogados, resaltó que es importante poder en cada una de las organizaciones desproveer de las estructuras jerárquicas clásicas. Además, dijo que en medio de la pandemia todos puedan aportar valor, que sea un trabajo colaborativo y que los abogados juniors puedan tomar el liderazgo, y sumar al equipo de trabajo para que toda la firma se desempeñe de una manera más eficiente.

“Esto facilita el trabajo en equipo, en el que la interacción se da en una aproximación de sumar esfuerzos y no dividirlos en dinámicas típicas en las que se motiva una cultura de competitividad”, indicó Valdivieso.

Entre algunas de las herramientas que se pueden adoptar entre todo el equipo está la de la elaboración de plantillas, donde se indiquen las actividades rutinarias y se les dé acceso a los abogados de una buena biblioteca de toda la producción que realiza la firma para que se puedan guiar.

También otras firmas indicaron que es importante separar entre actividades de investigación, llamadas, videoconferencias y actividades administrativas y enfocarse en la generación de soluciones prácticas y contenido relevante para su cliente.

Qué aplicaciones pueden usar

Para muchos de los bufetes locales las herramientas tecnológicas se han convertido en un material indispensable para realizar su trabajo diario en medio de la cuarentena.

Por ejemplo, en Philippi Prietocarrizosa Ferrero Du & Uría utilizan Citrix Workspace, un escritorio virtual en donde el abogado puede conectarse con el ordenador de la oficina o Microsoft Teams, una herramienta para poder comunicarse a través de videollamadas o chats con los diferentes compañeros de trabajo, así como para realizar videoconferencias y eventos directos con los clientes o Imanage, que es una plataforma de gestión documental.

También se puede llegar a usar Avaya WorkPlaces, que permite llevar su extensión telefónica en su celular y Arkadin con el cual puede realizar conferencias con números locales en varios países del mundo, con el fin de comunicarse con clientes de todas partes.

Por otro lado, además de aquellas que se utilizan para comunicarse o conectarse a un dispositivo externo hay herramientas que pueden ser de mucha utilidad, como Paperless Prebills, un programa que utilizan en la firma de Holland & Knight, para generar facturación electrónica y que permite a los abogados revisar los honorarios que se cobrarán al cliente antes de la emisión de la factura final.

Aumentan las consultas

Lo importante es mantener una comunicación constante y fluida con los clientes. En estos tiempos de pandemia surgen muchas consultas a las diferentes firmas sobre temas contractuales, laborales y penales. Por eso, es fundamental poder estar a la altura de sus necesidades.

“Todas las herramientas tecnológicas disponibles ayudan y han sido muy valiosas en estos momentos para obtener el mayor provecho del trabajo en casa al mismo tiempo que se ha podido mantener contacto permanente y en tiempo real con nuestros clientes”, explicó lasocia administradora de Baker McKenzie.