Lo que debe saber sobre la diligencia de descargos en las empresas y cómo funciona

En materia laboral hay un procedimiento que es fundamental para defender y que pretende defender el derecho de los trabajadores al debido proceso, a la defensa y contradicción. Se trata de la diligencia de descargos, que en materia laboral es un procedimiento que suele realizar el empleador antes de tomar la decisión de sancionar o despedir al trabajador.

Este mecanismo aplica en el momento en que un trabajador comete una falta o incurre en una de las causales de terminación del contrato por justa causa.

En el momento en que ocurre esta situación, los empleadores suelen iniciar esta diligencia para permitirle al trabajador ejercer su defensa antes de tomar una decisión que puede ser la imposición de una sanción de suspensión o, incluso, el despido.

"El procedimiento de descargos en Colombia en las compañías se encuentra regulado en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, que exactamente hace 10 años fue revisado por la Corte Constitucional mediante la sentencia C-593 del año 2014. En esa sentencia, la C-593 del año 2014, la Corte básicamente lo que dice es que además de tener en cuenta el artículo 115 del Código hay que aplicar el artículo 29 de la Constitución Política de Colombia que regula el debido proceso", explica Camilo Cuervo, socio de Holland & Kinght.

Esto, básicamente, significa que hay que hacer descargos no solamente teniendo en cuenta el Código, sino la Constitución y los principios que ha desarrollado la Corte Constitucional a lo largo del tiempo. El empleador debe hacer descargos si va a despedir a una persona con justa causa.

Y en relación con, ¿qué pasa si el reglamento no tiene contemplado los descargos?, Cuervo dice que: "no pasa nada porque la norma que regula el tema en la práctica no es necesariamente el reglamento, lo puede reglamentar, pero la norma base es el Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 115 y las sentencias. Por lo tanto, si está o no está o si existe o no existe reglamento, igual hay que hacer descargos de acuerdo con el artículo 115".

También es importante tener en cuenta que siempre hay que hacer descargos cuando se imponga una sanción. Las sanciones son multas por llegadas tarde o por ausencias, o suspensiones del contrato de trabajo por ocho días o hasta dos meses si hay reincidencia. La discusión jurídica es si el despido con justa causa es o no una sanción. Las dos Cortes, cuenta el experto, están de acuerdo en que no lo es, pero igual hay que hacer descargos, ya que en la práctica sí lo son.

Es importante tener en cuenta que la citación a descargos debe hacerse por escrito y en ella se le debe informar al trabajador los hechos que fueron motivo a la apertura de un proceso disciplinario, así como los soportes o pruebas que lo sustentan.

La citación, adicionalmente, debe cumplir con una condiciones específicas. Es necesario que contenga un lugar, fecha y hora en la que se recibirán los descargos del empleado. Los trabajadores también tienen derecho a pedir las pruebas que consideren pertinentes.

En el nuevo proyecto de reforma laboral que cursa en el Congreso se plantea cuál sería el procedimiento para despedir a un trabajador con justa causa, que deberá realizarse hasta en un término de 30 días hábiles. Lo vital es aplicar las garantías del debido proceso, lo que significa: dignidad del trabajador, presunción de inocencia, que prime la presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra.

Además, se debe aplicar:

1. Notificación de la apertura del proceso
2. Formulación de cargos
3. El traslado al trabajador de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados.
4. La indicación de un término durante el cual el trabajador pueda formular sus descargos, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos
5. El pronunciamiento definitivo debidamente motivado
6. La imposición de una sanción proporcional a los hechos que la motivaron o la decisión de terminación con justa causa del contrato.
7. Revisión de la decisión tomada