Colombia tendría su archivo único notarial antes de 2022

Consolidar el archivo único notarial colombiano es el objetivo que se trazó desde la Unión Colegiada del Notariado Colombiano con el fin de digitalizar todos los documentos que hay en los despachos notariales del país y protegerlos. La iniciativa es traída de Córdoba, Argentina, donde ya adelantan esta tarea.

En entrevista con Colprensa, el abogado Álvaro Rojas Charry, presidente de esta colegiatura, señala que para lograr esta tarea se requiere de personal especializado en curaduría de documentos históricos para un mejor tratamiento de los archivos que reposan en las notarías colombianas.

¿Cómo sería la sede para el archivo único notarial?

Es una única sede, es una construcción nueva, amplia. debe ser una sede especial con seguridad con todos los mecanismos especiales para preservar los documentos, para protegerlo de incendios, de inundaciones.

¿Hay recursos para su construcción?

Eso tendría un autofinanciamiento a partir del costo de las copias. Desde la entidad gremial aportaríamos la sede, la construcción y con las copias, el notario va contribuyendo a garantizar eso, a financiar el proyecto. Es el modelo que estamos copiando de Córdoba, Argentina.

¿Cómo se hace el traslado de los archivos a la sede?

Las notarías de otras ciudades trasladarían los archivos y lo primero que habría que mirar es el estado en el que se encuentran, limpiarlos, adecuarlos, identificarlos y proceder a escanearlos.

Pero esa digitalización sería complicada…

Ese procedimiento, de escanear los documentos es más fácil que antes, porque hay unos robots que van moviendo la hoja y mejora la calidad del escaneo. También generan índices por fecha y por temática. Eso ha sido muy sofisticado. Hay que preparar el documento materialmente.

Bajo esa perspectiva, ¿cuánto tardarían en tener todo digitalizado?

Antes de dos años le entregaríamos a Colombia el archivo único notarial.

¿Quiénes participarían en ese proceso?

Personal especializado, técnicos en archivística en tratamiento documental, en desinfección del documento, porque hay mucho libro con hongo, con polilla. Ese es un proceso de curetaje, de limpieza, es, básicamente, un laboratorio el que se debe montar.

¿Con los registros notariales de qué fecha iniciaría este proceso?

El movimiento escritural lo tenemos a partir de 1938. Pero, el mecanismo para esta iniciativa es empezar a digitalizar lo nuevo y luego vamos hacia atrás, dejar lo más antiguo al final, que es lo más dispendioso y, en ocasiones, lo que casi no se consulta o no se requiere. Y es lo más difícil de manejar por la fragilidad de las hojas.

¿Aún hay documentos desde antes de 1938?

Por supuesto. Nosotros tenemos incluso de la época de la conquista. Tenemos archivos históricos de las notarías de Cartagena, de Palmira, de Buga, en donde son muy interesantes. Hay archivos de Santander, en Pamplona, en Tunja. Son archivos que hay que conservarlos y curarlos para entregarlos a museos.