Conozca el ABC de los derechos y deberes en una asamblea ordinaria

De acuerdo con un informe presentado por el bufete de abogados Holland & knight, todas las compañías deben seguir lineamientos establecidos, traducidos en derechos o deberes de los accionistas en estos encuentros.  

Así las cosas, es imperativo que se convoquen a los accionistas y socios de la firma 15 días hábiles antes de la celebración de la reunión, con el fin de evitar que las decisiones tomadas sean ineficaces. En el caso de la SAS,  la convocatoria será de cinco días hábiles, a menos que en los estatutos se haya acordado otra cosa.

En esos  mismos lapsos, según el informe, los accionistas tienen el derecho de inspección, el cual se traduce, en “el privilegio de examinar la situación económica, financiera y administrativa de la sociedad en la que han aportado capital”.

Para Ivonne Reyes, abogada especialista en derecho contractual y relaciones jurídico negociables de la Universidad Externado de Colombia,  la inspección más que un derecho es un deber que tienen los accionistas pues su voto en la asamblea debe ser informado y acorde de la situación financiera y administrativa de la firma.

"En las asambleas se tocan temas que definen las directrices económicas de la compañía o se realizan elecciones importantes como la de administradores, puntos claves para el futuro y bienestar de la sociedad”, argumentó Reyes.

Por tal razón, los accionistas pueden y deben pedir la revisión de los libros de contabilidad, estados financieros, actas de asamblea y de juntas directivas, entre otros documentos que le permitan votar en la reunión de una forma informada y consciente.

Sin embargo, como en todo derecho hay un límite, según Martha Bonett, socia de Cavelier Abogados, y jefe del departamento de los negocios, los accionistas no tienen derecho a acceder a documentos que contengan secretos empresariales o información que no tenga que ver con la situación administrativa o financiera de la sociedad, como la lista de clientes.

“Esto, con el fin de evitar transmitir información que pueda ir en contra de la sociedad”, manifestó la socia de Cavelier Abogados.

De acuerdo con Bonett, la asamblea es la mejor oportunidad que tiene el socio y accionista de coadministrar la sociedad, pues preguntando puede saber cómo está su inversión.

En este sentido, es necesario que el accionista que no pueda asistir a la reunión le dé un poder a una persona de confianza para que los represente. 

De acuerdo con Holland & Knight, dichos poderes tienen unas especificaciones establecidas. Es decir, deben ser por escrito,  contener el nombre del apoderado, la persona que sustituye; así como la fecha o época de la reunión o reuniones en las que será reemplazada la persona.  Conforme con María Isabel Romero, asociada senior de Holland & Knight, otro de los derechos que tienen los accionistas de una compañía es que cuando hay una irregularidad en la convocatoria, en el derecho de inspección o en la misma asamblea pueden interponer una demanda ante la Delegatura para Procedimientos de la Superintendencia de Sociedades.

Según Romero,  es un proceso de naturaleza judicial, que se tramita por el proceso verbal. “Por lo tanto, debe iniciarse a partir de una demanda, presentada a través de un abogado”, precisó la jurista.

Romero agregó, “las consecuencias de este proceso dependerán del tipo de acción.  Por ejemplo, si se trata de una acción de impugnación contra una decisión tomada por la asamblea, la medida se declarará nula”, concluyó.

Cabe recordar que  cada empresa en sus estatutos establece el número mínimo de cuorum que debe asistir a una asamblea y que finalmente valida las decisiones allí tomadas.

Citaciones de esta semana

En la página de la Superintendencia Financiera de Colombia  continúan llegando citaciones para asambleas ordinarias.  Entre los próximos encuentros se destaca que hoy en Bogotá se realizará la asamblea de Helm Fiduciaria S.A y mañana en la misma ciudad, será el turno para los accionistas de Citivalores S.A. Por su parte, Créditos y Ahorro Credifinanciera S.A. realizará su encuentro el próximo 30 de marzo y Aceites Comestibles del Sinú S.A lo tiene programada para el 31 de marzo en Cereté, Córdoba.

Excepcionales
Martha Bonett, socia de Cavelier Abogados y jefe del departamento de los negocios,  explicó que de acuerdo con el artículo 422  del Código de Comercio, los accionistas si no son convocados para la asamblea ordinaria pueden por derecho propio, reunirse el primer día hábil de abril. Conforme con Bonett, a estos espacios se les denomina asambleas extraordinarias y son establecidas únicamente para tratar casos excepcionales los cuales no pueden esperar a la próxima asamblea ordinaria. En dicho encuentro solo se podrá discutir sobre el tema en cuestión y no habrá revisión de libros.

Las opiniones

Martha Bonett
Socia de Cavelier Abogados
“La asistencia a una asamblea ordinaria es obligatoria, pues en ella se tratan temas económicos y administrativos indispensables para el futuro de la firma, que deben ser conocidos por todos los accionistas”.

María Isabel Romero
Asociada senior de Holland & Knight
“El derecho de inspección  recae sobre los libros y papeles sociales, necesarios para ilustrar a los accionistas acerca de la situación administrativa y financiera del periodo contable a considerar”.