Conozca las cinco recomendaciones para el uso de la firma digital en empresas y entidades

La llegada de la pandemia aceleró la transición de los mecanismos judiciales al área digital. Las herramientas de autenticación e integridad de la información hizo que la legislación empezara a admitir las firmas digitales y firmas electrónicas. Sin embargo, este proceso puede ser difícil para algunas entidades como las notarías, donde se radican documentos legales de corte corporativo o más simples entre personas.

Por esta razón, la compañía especializada en criptografía y seguridad de la información, CyTe, compartió cinco consejos para las entidades y compañías al momento de verificar las rúbricas digitales de los ciudadanos.
Como primera medida, la entidad debe verificar si el mecanismo de la firma digital requiere el acompañamiento de un asesor legal que valide el cumplimiento de los requisitos.

Por otro lado, si procesos empresariales como nómina y certificados requieren la utilización de la firma digital, lo mejor es recurrir a expertos en seguridad que puedan brindar asesoría. En tercer lugar, la empresa aconseja revisar de forma detallada el proceso para asegurarse de detectar los puntos vulnerables en cuanto al personal y a la tecnología para evitar contratiempos con la firma electrónica.

Otra de las recomendaciones es hacer un diagrama de flujo o documentación del proceso en que se aplicará la firma electrónica para detectar los puntos débiles sujetos a desprotección de la información. En este punto, las compañías y entidades podrían hacer un análisis sobre la pertinencia de la firma para la protección de información, además de determinar si es necesario un cifrado de datos.

Como último consejo, CyTe añade que el buen uso de la firma no es suficiente y debe haber una responsabilidad de educar a los participantes del proceso para que sepan verificar los documentos a firmar. Con estas simples recomendaciones, la empresa afirmó que es tiempo de permitir una reactivación económica a través del uso de herramientas digitales para acelerar la productividad y la competitividad y eliminar las barreras de la presencialidad.

Algunas entidades como la Supernotariado, aún tienen grandes retos para cambiar sus procesos de notariado público a través de herramientas digitales, lo cual será un reemplazo de los trámites de presenciales que muchas veces resultan engorrosos para la ciudadanía. Con respecto a la validez de la firma electrónica existen muchos vacíos según CyTe, pues una firma electrónica y la firma digital tienen algunas diferencias.

Milton Quiroga, gerente general de la empresa especializada en criptografía hizo una diferenciación entre los dos conceptos. “La firma digital está hecha con algoritmos criptográficos seguros, y requiere software con capacidades criptográficas para elaborar y verificar dichas firmas; es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”, dijo.

Por otro lado, la firma electrónica es un concepto genérico con el que se pueden contemplar opciones diferentes de autenticación como la firma manuscrita escaneada del ciudadano.