Más allá del expediente digital

Para lograr eficiencia, el expediente digital debe generar notificaciones digitales que no solo reducen costos para despacho y litigantes (en impresiones, fotocopias, correo o mensajería), sino sobre todo en tiempos y verificación de recibo con apoyo de sistemas de certificación. Por ejemplo, los sistemas en operación en Estados Unidos o Canadá permiten que cada usuario registre direcciones electrónicas, o números telefónicos para recibir mensajes de texto.

Para facilitar acceso, los servicios de “justicia en línea” pueden operar a través de un solo portal o del portal de cada juzgado o tribunal. La primero sucede en la jurisdicción federal de Canadá que dispone de uno solo para presentar todo tipo de acciones en cualquier tribunal. Por el contrario en Estados Unidos se mantienen un portal central (Pacer) y portales individuales por despacho. Las mesa de ayuda también facilitan acceso por correo electrónico, “chat” o líneas telefónicas gratuitas y operan el mismo tiempo que los servicios de justicia en línea, hasta 7 días a la semana, 24 horas al día, como ocurre en Brasil y en la jurisdicción federal norteamericana.

Los niveles de transparencia del expediente digital pueden variar: disponible para abogados, para las partes y para el público. Los costos de los mecanismos de seguridad varían según el nivel, siendo más exigentes los de portales abiertos al público, como el de la jurisdicción federal de Canadá que no exige ni cuentas ni claves. 

El acceso directo expediente por las partes plantea problemas de “perfiles” dentro de estructuras corporativas pues obliga a definir el personal autorizado para revisar el expediente digital. Solo para casos de “interés público” se ofrece acceso a todos los ciudadanos, como sucede en la jurisdicción federal de Estados Unidos. 

Los mecanismos de identificación (registro de usuarios, contraseñas y dirección electrónica) son claves para rastrear el uso del portal y prevenir posibles abusos o ataques informáticos. Permiten además generar metadata para rendición de cuentas. 

Por ejemplo, el sistema de Estados Unidos guarda registros de todas las “transacciones” realizadas por los usuarios (lecturas, descargas, impresiones, etc.) y datos claves como hora de ingreso y salida. 

El estampado cronológico (time stamp) no solo define el cumplimiento de términos legales sino que también genera estadísticas sobre el uso del sistema. Casi todas las jurisdicciones estudiadas añaden a los portales de “justicia en línea” información legal y jurisprudencial. Solo la federal norteamericana ha preferido concentrarse en lo judicial, bajo el supuesto de que existen fuentes especializadas en otros tipos de información. 

La justicia en línea exige priorizar. No todos los servicios entran a operar al mismo tiempo en todo lugar. La gradualidad ha sido la regla en los pocos países Ocde, (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) donde hoy en día existe. En Colombia, la Rama Judicial podría concentrarse primero en la generación de información y servicios básicos (expediente imagen, notificaciones electrónicas y estadísticas) mientras que otros (expediente estructurado, información legal) son proporcionados por compañías especializadas que añaden valor a las capas básicas de la Rama.