¿Qué hacer con los datos personales antiguos?

¿Estoy obligado a tener autorización sobre todos los datos personales históricos en mi empresa?
Si, de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto reglamentario 1377 del  2013, siempre que se haga tratamiento de datos personales, se deberá contar con la autorización del titular, que debe ser obtenida por escrito, de forma oral o bien por medio de conductas inequivocas del tiitular que le permitan a uno concluir de forma razonable que la autorización fue concedida. 

Naturalmente esta situación podría representar un problema para todas las empresas que han recolectado datos con antelación, especialmente aquellas que llevan más tiempo, pues la posibilidad de obtener la autorización puede ser menor.

¿Qué puedo hacer cuando la obtención de autorización de esos datos es muy difícil?
Cuando el obtener la autorización por parte de todos los titulares de datos personales resulta muy complejo, costoso o constituye una carga desproporcionada para el Responsable, el régimen permite acudir a algunos mecanismos alternos que faciliten esta labor. Dentro de estos mecanismos destacamos el de publicar en un diario de amplia circulación las políticas de tratamiento de la información y los mecanismos de defensa, así como los canales disponibles para la atención de consultas, quejas y reclamos asociados con el tratamiento de los datos.

¿Cuándo se considera que es una carga desproporcionada?
De acuerdo con el decreto 1377 del 2013, se debe tener en cuenta la capacidad económica del responsable, el número de titulares de los cuales tiene datos personales, la antigüedad de dichos datos, el alcance en materia territorial de los mismos, y cuando se genere un costo excesivo por el hecho de obtener la autorización por cada uno de los titulares y se vea afectado su aspecto financiero o presupuestal.

¿Qué hacer cuando no puedo contactar al titular?
En aquellos casos en los que no sea posible contactar a un titular de datos personales bien porque no ha actualizado su información o bien porque no cuenta con los datos, incluyendo aquellos casos en los que se cuente con información incompleta, inexacta o incorrecta, se considera que existe una imposibilidad de solicitar la autorización, pero en todo caso se deberá acreditar que se ha dado a conocer la política para el tratamiento de la información y los canales dispuestos para tal fin.

¿Debo dejar alguna constancia?
Si, en efecto una vez realice la publicación en el diario de amplia circulación, el Responsable deberá informar a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los cinco días siguientes a la implementación, y especialmente estar dispuesto a atender cualquier solicitud de titulares de información y aplicar lo establecido en sus polìíicas (que también deben haber sido publicadas y registradas ante la SIC).