Asambleas durante la emergencia sanitaria

La declaratoria inicial de emergencia sanitaria y la posterior declaración de emergencia económica, social y ecológica por parte del Gobierno, así como la implementación de medidas para evitar la propagación del Covid-19, ha dejado en suspenso la celebración de asambleas ordinarias de sociedades, entidades sin ánimo de lucro y copropiedades, las cuales se llevan a cabo durante los primeros tres meses del año, usualmente durante marzo.

Con el fin de dar una solución al tema sin poner en riesgo la salud de los intervinientes en estas reuniones, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió los decretos 398 del 13 de marzo de 2020 por medio del cual reglamentó la realización de reuniones no presenciales, y posteriormente el decreto 434 del 19 de marzo de 2020, por medio del cual se amplió el plazo para adelantar las reuniones ordinarias; por su lado, la Superintendencia de Sociedades a través de la circular externa del 17 de marzo de 2020 dio instrucciones sobre cómo adelantar estas reuniones sociales. Conviene anotar en estas líneas los principales aspectos que traen estas disposiciones.

Para comenzar, los dos decretos aplican a todas las personas jurídicas, sean naturaleza societaria o no. El primero de ellos, el 398, indica que es posible llevar a cabo reuniones no presenciales sin la asistencia de la totalidad de accionistas y adelantarlas solo con los miembros presentes en la reunión, siempre que se cumplan las disposiciones sobre quórum y mayorías; en otras palabras, para efectos de llevar a cabo reuniones no presenciales dispone el decreto que cuando la ley 222 hace referencia a la presencia de todos los socios o miembros, se refiere a todos los miembros que están participando de forma no presencial en la reunión.

Así las cosas, bajo la nueva norma será posible llevar a cabo las reuniones de forma no presencial sin la asistencia de todos los socios o miembros de la sociedad, o de forma mixta, cuando algunos de ellos se reúnan físicamente y otros participen de manera virtual. Si la reunión ya se encuentra convocada, para poder adelantarla de forma no presencial será necesario dar un alcance a la convocatoria a más tardar el día anterior a la celebración de la misma, indicando la nueva forma como se llevará a cabo, esto es, de manera no presencial o mixta.

Por su parte, la Supersociedades a través de la circular citada sostuvo que configura una causal de fuerza mayor o caso fortuito la imposibilidad de adelantar la reunión de cualquiera de las formas mencionadas, caso en el cual se deberá informar esta situación a los accionistas y a las autoridades de control; por supuesto, una vez superados los motivos de fuerza mayor deberá adelantarse una nueva convocatoria.

Por último, el decreto 434 del 19 de marzo de 2020, expedido ya en vigencia de la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica decretada por el Gobierno, dispuso que las asambleas ordinarias podrán realizarse dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria del país, que durante ese mes se podrá ejercer el derecho de inspección, y que la reunión por derecho propio se haría el primer día hábil siguiente a la finalización de ese nuevo plazo.

Así las cosas, las personas jurídicas podrán optar por realizar sus asambleas por medios no presenciales o mixtos si ya tienen convocada su reunión, o suspenderla y realizarla dentro del mes siguiente a que se supere la actual emergencia.