Registro y actualización de libros de comercio

La ley mercantil establece que todas las sociedades constituidas en Colombia deben registrar libros de comercio, es decir, un libro de registro de socios o accionistas y un libro de actas de asamblea o junta de socios en el que se documenten todas las reuniones ordinarias, extraordinarias, universales, no presenciales, por derecho propio y las de segunda convocatoria que celebre el máximo órgano social. Esta obligación nace en el artículo 28 de nuestro Código de Comercio. Dicha norma fue modificada por el Decreto Ley 19 de 2012, conocido como el Decreto Anti-Trámites, que suprimió ciertos trámites y procedimientos innecesarios. Esas modificaciones suprimieron la obligación de inscribir en el registro mercantil el libro los libros de contabilidad y el libro de actas de junta directiva.

Así las cosas, los únicos libros que se inscriben en el registro mercantil son el libro de actas de asamblea y el de registro de accionistas, libros que deben llevarse y actualizarse adecuadamente so pena de incurrir en multas o sanciones impuestas por la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con el artículo 85 la Ley 222 de 1995.

Así mismo, se le dio al empresario la opción de llevar los libros en hojas removibles o formarse por series continuas en físico y medios electrónicos, posibilidad que se habilitó desde la expedición de la Ley 527 de 1999 y se reglamentó posteriormente por los decretos 805 del 24 de abril del 2013 y 1074 de 2015.

Para llevar los libros electrónicos será necesario obtener la firma digital o electrónica del representante legal y de las personas que funjan como presidente y secretario en las reuniones del máximo órgano.

Existen diversas razones por las cuales una empresa debe tener los libros de comercio al día. En primer lugar, se preservan los derechos inherentes a la calidad de socio o accionista, por ejemplo, el derecho a deliberar, decidir en las reuniones y el derecho a inspeccionar los libros. En segundo lugar, en caso de investigación o conflictos societarios, al no presentar los libros de actas, ocultarlos o impedir su examen, “se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión”. Así mismo, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.

En tercer lugar, la inobservancia de los requisitos legales puede derivar en la inexistencia, nulidad o inoponibilidad de la decisión, como es el caso de la designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales, quienes deben inscribirse en el registro mercantil. Las decisiones que se adopten sin el número de votos previstos en la ley o los estatutos serán nulas, y las que se tomen sin tener en cuenta la convocatoria o el quórum serán ineficaces. En consecuencia, estas situaciones pueden dejar sin efecto las decisiones tomadas en las asambleas de accionistas ojuntas de socios.

En desarrollo de las buenas prácticas de gobierno corporativo en el país, se sugiere que las compañías designen un responsable de la comprobación del cumplimiento de las normas estatutarias y legales en las reuniones del máximo órgano, las cuales deberán reflejar debidamente en las actas el desarrollo de las sesiones del máximo órgano social y dar fe de las decisiones. Por ello, es igualmente recomendable hacer auditorías periódicas que permitan verificar el cumplimiento de esta obligación.