El derecho de ventanilla

Para hacer los registros de constitución, los inversionistas de todas estas sociedades debieron pasar por una de las 57 cámaras de comercio que operan en Colombia, y me pregunto, ¿cuántos de ellos se vieron obligados a lidiar con el derecho de ventanilla?

Pero ¿qué es el derecho de ventanilla? Es el derecho de algunos funcionarios de estas cámaras que se encargan de “legislar” y dictar nuevas interpretaciones a las normas comerciales, en especial cuando se trata de constituir sociedades o modificar estatutos sociales, lo que conlleva a retrasar innecesariamente los procesos. 

Como ejemplo de esto, les comparto algunas de las situaciones que en los últimos años hemos experimentado al momento de adelantar este tipo de trámites para nuestros clientes: Devolución de documentos por (i) incluir el cargo de “Presidente” de la sociedad en calidad de representante de la misma; el argumento esgrimido por el funcionario era que el cargo de Presidente no puede hacer referencia al representante legal de la empresa sino al presidente de la Junta Directiva y por lo tanto dicho nombramiento es erróneo; (ii) establecer la limitación para celebrar contratos de un representante legal en dólares, puesto que, según el funcionario, toda referencia debe efectuarse en pesos pues es la moneda legal colombiana y para efectos de certificación en esta entidad, debía hacerse en dicha forma; (iii) la razón social indicada en el documento privado de constitución no concordaba con la razón social indicada en el formulario de registro único empresarial, debido a que en éste último, los puntos divisorios de la sigla “S.A.S.” no se percibían bien a la vista; (iv) no estar debidamente autenticado el documento de constitución de la sociedad por acciones simplificada, por quienes participaron en su suscripción, sin percatarse que  la autenticación de los signatarios se encontraba por ambos lados de la hoja y por ende efectivamente sí hacía parte del documento.

Otra particularidad de este derecho de ventanilla, es la carencia de homogeneidad en su aplicación por los funcionarios de las cámaras, es decir cada funcionario crea e interpreta su propio derecho, y estas interpretaciones suelen diferir de forma sustancial entre uno y otro. Así que de nada vale tomar las experiencias para futuros trámites, pues hay un alto grado de probabilidad de que el nuevo funcionario tenga una interpretación diferente de cómo debe realizarse el trámite. 

Como lo indica el Dr. Reyes Villamizar en su libro La Sociedad Por Acciones Simplificada: “No se ve razón alguna por la que, en la era de la Internet, los particulares sigan sujetos a interminables trámites burocráticos”, a lo que agregaría, a la carencia de homogeneidad y a la libre interpretación de funcionarios. 

Debido a esto y teniendo en cuenta los esfuerzos que vienen haciendo las cámaras de comercio por incrementar su confiabilidad en su sistema de registro, así como el Gobierno en reducir los trámites inútiles, resulta necesaria la implementación de un sistema más moderno que permita realizar el registro de constitución de nuevas sociedades y otros trámites relacionados de manera electrónica, tal y como existe en otros países, con el fin de lograr homogeneidad en los requisitos, y volviendo más ágiles los procesos. Esto sin duda se vería reflejado en mayor competitividad y en un mayor atractivo para los inversionistas interesados en crear empresa en el país.