Información confidencial de cara a los trabajadores

En la actualidad, es común ver en los contratos de trabajo cláusulas de confidencialidad, las cuales están previamente establecidas por la empresa y se aplican sin distinción alguna respecto del cargo que ocupará el trabajador.

Lo primero que se debe entender es que no toda información puede ser catalogada como confidencial. Si bien no existe una definición expresa, la Superintendencia de Industria y Comercio ha establecido algunos requisitos para otorgarle dicha clasificación, como lo son que: i) la información no debe ser de naturaleza pública; ii) solo es conocida por ciertas personas; iii) se deben haber implementado medidas para su protección; y iv) su uso no autorizado podría generar perjuicios a la empresa. Este punto es importante, pues para que los acuerdos de confidencialidad sean efectivos, deben estar restringidos a lo que realmente tiene vocación de ser confidencial.

Una vez definido qué puede ser catalogado como información confidencial al interior de la empresa, es necesario precisar a qué área o empleados en particular le corresponde conocerla y por ende, desarrollar mecanismos eficaces de protección sobre la misma, para así prepararlos y brindarles la formación que se requiera.

La mejor estrategia para proteger la información confidencial de una empresa es restringir el acceso a los trabajadores que estrictamente lo requieran, así como la suscripción de acuerdos de confidencialidad, independientes del contrato de trabajo.

La importancia de que dicho acuerdo sea independiente, radica en la necesidad de que las obligaciones de confidencialidad subsistan aun cuando el trabajador ya no haga parte de la empresa. En este punto es importante establecer un período expreso, siendo usualmente aceptado un máximo de siete años, contados a partir de la finalización de la relación de trabajo.

Seguido de esto, es necesario implementar medidas de seguridad físicas y tecnológicas, como lo serían marcar los documentos con la palabra “confidencial”, sin caer en excesos pues se perdería el carácter disuasivo que se pretende con dicha clasificación, así como hacer uso de los recursos tecnológicos, acudiendo a herramientas que restrinjan el acceso del personal y realicen una trazabilidad del tratamiento realizado por cada uno de los trabajadores sobre dicha información.

Sin embargo, adicional a las estrategias jurídicas que puedan emplearse para proteger este tipo de información, es importante concientizar a los trabajadores de su importancia, de cómo la protección de la información confidencial potencializa otros activos tangibles e intangibles de la empresa, y como este progreso de la empresa podría beneficiarlo de manera directa o indirecta.

Incluso, es posible integrar al personal a la hora de establecer las políticas de seguridad, socializar de manera adecuada las funciones de cada trabajador, así como manifestarles lo que se espera que realice en sus labores, creándose así una estrategia que permita lograr una protección efectiva internamente y frente a terceros ajenos a la empresa.

Por último, es recomendable que cuando un trabajador decida abandonar la empresa, se sostenga con este una reunión donde se recuerde la obligación de confidencialidad y las consecuencias de divulgarla en beneficio propio o de terceros.