Generalidades del compliance

El compliance es una expresión anglosajona que significa “conformidad” o “cumplimiento”. Se entiende como la sujeción a la ley, regulaciones, estándares de buenas prácticas y/o reglamentos internos de la organización.

¿Qué es un program compliance o legal compliance?

Es un conjunto de estándares mínimos de cumplimiento establecidos por las empresas para identificar, prevenir, gestionar, controlar y dar respuesta a los diferentes riesgos de cumplimiento de normas que surgen al interior de las organizaciones y, a partir de ello, ajustar su actividad a la normatividad vigente que le sea aplicable y a los reglamentos internos de la organización.

¿Qué es el compliance officer?

Es la persona responsable de la supervisión del modelo compliance implementado por la empresa. Se trata de una persona, no solo con funciones de garante del cumplimiento normativo, sino de un partícipe activo en la adopción de decisiones al interior de las organizaciones.

¿Cuál es el marco legal del compliance en Colombia?

El modelo del compliance en la actualidad no se encuentra regulado en nuestro ordenamiento jurídico. La regulación depende de la normatividad que le sea aplicable a la organización y cuya implementación del esquema preventivo, esté orientado al cumplimiento de esta. Su desconocimiento da lugar a la imposición de sanciones contenidas en la norma de que se trate.

¿Cómo se implementa el compliance?

A partir del diagnóstico real de la empresa y la expedición de circulares internas que establezcan recomendaciones, estructuración de manuales operativos o programas para el cumplimiento normativo. De esta manera, en el evento que la organización sea requerida por una autoridad administrativa, podrá acreditar el cumplimiento de las normas que le son aplicables y en general, poner de presente que el compliance se fundamentó en un diagnóstico preliminar del riesgo, que se implementaron programas de prevención y reacción a riesgos, existencia de un canal de quejas, un esquema de sanciones en caso de incumplimiento, el personal los conoce y que estos se encuentran supervisados por un oficial responsable.

¿Cuáles son las fases del program compliance o legal compliance para su efectiva implementación?

Para un efectivo cumplimiento de los requisitos legales dentro de una organización, es necesario que se adopte una serie de medidas, como a continuación se describe:

1. Detección: Elaboración de un diagnóstico que incluya la detección y mitigación de riesgos legales que afecten a la empresa, respecto de los cuales se debe valorar su gravedad y la probabilidad de que se produzcan.

2. Acciones de prevención: Es la implementación de estándares mínimos para controlar los riesgos y evitar que se produzcan situaciones de incumplimiento.

3. Seguimiento: Es la supervisión por parte del compliance officer de las medidas adoptadas para asegurar el cumplimiento de la normatividad.

4. Solución a incidencias: establecer los mecanismos para resolver cualquier incidencia que pueda surgir con el incumplimiento normativo.

5. Consultoría y asesoramiento: Es la capacitación a todos los trabajadores y directivos de la organización para que puedan cumplir con a normativa.

¿Cuáles son las ventajas del compliance?

Permite identificar los riesgos por incumplimiento, promover una adecuada cultura de cumplimiento, mitigar los riesgos por incumplimiento, generar mayor confianza en el mercado, incentivar y mejorar las alianzas a nivel nacional e internacional, así como reducir y/o prevenir de sanciones por el incumplimiento de la norma.