Durante los primeros tres meses del año, todas las empresas comerciales deben llevar a cabo una de las primordiales reuniones del máximo órgano social, la reunión ordinaria, mediante la cual los accionistas o socios tienen la posibilidad de realizar un control e inspección del estado general de la sociedad.
En esta reunión el representante legal cumple funciones fundamentales para su realización, las cuales corresponden a: su convocatoria, garantizar a los accionistas o socios su derecho de inspección, presidir la reunión, presentar el informe de su gestión y la cuenta final de ejercicio para su revisión y aprobación por parte de la Asamblea General o Junta de Socios.
Claramente el papel del representante legal al interior de esta reunión resulta esencial, sin embargo, es importante determinar el papel que cumple su suplente en este mismo escenario.
¿Cuál es el papel del representante legal suplente en las reuniones ordinarias?
La Superintendencia de Sociedades, en Concepto 220-003897 del 17 de enero de 2022, indicó que el representante legal suplente, en principio, está llamado actuar ante la ausencia del principal, ausencia que se puede clasificar como: temporal, absoluta o accidental.
¿Qué actos constituyen ausencia o imposibilidad del representante legal principal?
Las principales situaciones de ausencia o imposibilidad corresponden a la muerte o incapacidad del representante principal, no obstante, las sociedades pueden establecer a su discreción causales adicionales por las cuales un representante estaría imposibilitado para ejercer su cargo, como por ejemplo su inclusión en listas restrictivas, su vinculación a un proceso de carácter penal, cuando se encuentre inmerso en un conflicto de interés o, en general, cualquier situación que la Asamblea General o Junta de Socios estime conveniente, circunstancias que, en principio, habilitarían al suplente para actuar en su reemplazo.
En ese orden de ideas, ¿El representante legal suplente solo puede actuar ante la ausencia del principal?
No, la norma colombiana permite libremente a las empresas disponer de la existencia del cargo de representante legal suplente, los supuestos bajo los cuales debe ejercer su cargo e, incluso, indicar si el mismo puede ejercer de forma conjunta y permanente su cargo, sin que ello implique necesariamente la ausencia del representante principal.
¿Son válidas las decisiones o actos efectuados por el representante legal suplente incluso cuando no exista ausencia del principal?
Al respecto, es importante tener en cuenta que todas las disposiciones concernientes a las situaciones en que el representante suplente puede ejercer su cargo deben ser aprobadas por el máximo órgano social y estar contenidas en los estatutos sociales, los cuales a su vez deben estar debidamente inscritos en el registro mercantil, con el fin de que los actos realizados en calidad de suplente sean válidos.
Lo anterior implica que, si los estatutos sociales lo determinan, el representante suplente puede adelantar todas las gestiones concernientes a la reunión ordinaria, sin que ello desencadene una invalidez de sus actos o ausencia de capacidad.
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