Nómina Electrónica: DIAN implementa nuevas tecnologías

El pasado 11 de febrero la Dian aprobó su más reciente innovación tecnológica. Se trata de la implementación del documento soporte del pago de la nómina electrónica dentro del sistema de facturación electrónica bajo la Resolución No. 00013 de 2021. Entre otros aspectos, la Resolución regula los términos y las condiciones para la generación, transmisión y validación del documento soporte a la Dian.

¿Para qué sirve el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Como lo dispone el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la factura no es el único documento con el cual se puede probar una transacción que dé lugar a costos, deducciones o impuestos descontables. Es el caso de los pagos efectuados a las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, así como a los pensionados, quienes no tienen la obligación de expedir factura o documento equivalente. El mecanismo con el cual el empleador puede soportar estos pagos y, por lo tanto, los costos, deducciones o impuestos descontables que se deriven de los mismos, es el documento soporte de pago de nómina electrónica. Esta es tan solo una más de las herramientas que serán incorporadas al sistema de facturación electrónica con el fin de agilizar, modernizar y unificar los procesos facturación, pago de nómina, exportaciones, importaciones, entre otros.

¿Cuándo comenzará la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Como ocurrió con la facturación electrónica, la Dian ha determinado un calendario de implementación dividido en grupos. No obstante, en este caso los grupos se determinan según el número de empleados y no con el código CIIU. Según lo establecido en el artículo 6° de la Resolución 00013 de 2021, la implementación iniciará el 31 de mayo y deberá finalizar, en su totalidad, el 1 de diciembre. Llama la atención que las empresas con el mayor número de empleados (más de 251) deberán cumplir con la implementación en tan sólo un (1) mes. Considerando que el calendario de implementación de la facturación electrónica fue modificado en varias ocasiones y resoluciones a lo largo de más de un año, esperemos que la Dian haya considerado posibles contingencias en la implementación de este tipo de plataformas para evitar que se presenten retrasos o sanciones para las empresas.

Uno de los aspectos que causó confusión cuando se estaba implementando la factura electrónica fue la expresión “fecha de inicio de habilitación”. Muchas empresas pensaron que esta era la fecha exacta en la cual debían concluir su habilitación en el sistema de la Dian. Es importante aclarar que no es así. Esta es únicamente la fecha a partir de la cual se puede iniciar la habilitación. La habilitación puede iniciarse en cualquier momento a partir de esta fecha y debe concluirse, a más tardar, en la fecha máxima establecida para cada grupo, fecha en la cual deberá comenzar a expedir el documento soporte de pago de nómina electrónica. En este sentido, es recomendable iniciar la habilitación lo antes posible para lograr cumplir con la fecha máxima.