El derecho societario de alguna forma ya estaba preparado para esta situación al regular en la Ley 222 de 1995 (Ley 222) las reuniones no presenciales, las cuales se han utilizado por las sociedades que decidieron celebrar las reuniones ordinarias de la asamblea de accionistas o junta de socios antes del 31 de marzo de 2020.
¿Qué establece el artículo 422 del Código de Comercio?
El artículo 422 del Código de Comercio (CdeC) establece la obligación de celebrar la reunión ordinaria del máximo órgano social por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Sin embargo, debido al estado de emergencia sanitaria, económica, social y ecológica, en el mes de marzo del 2020 se han expedido dos Decretos que permiten modificar las reglas señaladas en el CdeC para este tipo de reuniones, a saber:
El Decreto 398 de 2020, el cual reglamenta parcialmente el artículo 19 de la ley 222 permitie que: se celebren reuniones no presenciales sin la necesidad de que concurran todos los asociados, se de alcance a la convocatoria enviada cambiando la modalidad de la reunión, de presencial a no presencial, hasta el día antes de la reunión, y se celebren reuniones mixtas.
Dicho Decreto modifica uno de los requisitos de las reuniones no presenciales, como lo es la obligación de tener un quorum universal, lo que podría ser controversial, pues en este caso no reglamenta sino que modifica, y adicionalmente, esto podría utilizarse para dificultar la participación de los minoritarios en esta reunión.
Por medio de la Circular Externa 100-000002 del 17 de marzo de 2020 la Superintendencia de Sociedades aclaró, entre otros asuntos, que en el caso de que una sociedad decida celebrar una reunión no presencial, con base en lo reglamentando en este Decreto, deberá enviar una convocatoria en la cual se informe a los asociados los medios tecnológicos que serán usados.
El Decreto 434 de 2020 estableció un plazo especial para la celebración de reuniones ordinarias “hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional”. Vale la pena recordar que la Resolución 385 de 2020, declaró la emergencia sanitaria por causa del Covid-19 hasta el 30 de mayo de 2020. El artículo 1 de dicha resolución establece que “dicha declaratoria podrá finalizar antes de la fecha aquí señaladas o cuando desaparezcan las causas que le dieron origen o, si estas persisten o se incrementan, podrá ser prorrogada”.
De acuerdo con lo anterior, en principio la reunión de la asamblea general de accionistas podrá celebrarse dentro del mes de junio y la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de julio de 2020, sin perjuicio de que el plazo sea reducido o prorrogado.
Circular Externa 100-000004 del 24 de marzo, da el alcance del Decreto 434 de 2020, explicando las posibilidades que tienen las sociedades cuando hay convocatoria pendiente, realizada pero devenida en imposible o realizada pero se pretende hacer uso de la extensión del plazo señalada en dicho Decreto. Además aclara que bajo ninguna circunstancia será posible que el 1 de abril del 2020 se realicen reuniones por derecho propio.
Así, estas posibilidades permiten a los empresarios cumplir con la obligación de celebrar la reunión ordinaria, bajo un régimen excepcional, dada la emergencia.
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