Desde el 1 de agosto las empresas deberán operar con el soporte de la nómina electrónica

A partir del domingo 1 de agosto las empresas deben operar con el sistema de nómina electrónica de la Dian, una obligación para el sector privado. Asuntos Legales le ofrece una guía sobre las consideraciones de este trámite, el cual servirá para dar parte a la entidad sobre los gastos relacionados con las relaciones laborales.

¿Qué es y cómo funciona?

Según Carol Caita, socia en Panigua & Tovar Abogados, la nómina electrónica es el documento soporte de los costos o gastos por pagos derivados de la relación laboral. “Podemos remitirnos a la facturación electrónica, la cual soporta los costos o gastos. Lo mismo pasa con la nómina, solo que este reporte está relacionado con el aspecto laboral, legal y reglamentario a cargo del empleador”, dijo.

Sobre el documento soporte de nómina electrónica, la Dian aseguró que se debe transmitir la información independiente de cada uno de los empleados o pensionados “informando el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales”.

¿Quiénes deben expedirlo?

Según la abogada se trata de una obligación de las personas que tienen empleados a su cargo y “que sea contribuyente del impuesto a la renta”. Aunque a partir de mañana estará listo el sistema, las empresas tendrán un plazo mayor para implementarlo y dependerá del número de trabajadores de la organización.

Las empresas que primero deben presentar el soporte de pago de nómina electrónica serán aquellas cuyo equipo de trabajo supere 250 integrantes; el plazo máximo para generar y transmitir el documento será hasta el 1 de septiembre de 2021. Asimismo, las organizaciones que tengan entre 101 y 250 trabajadores tendrán plazo hasta el 1 de octubre.

En cuanto a los empleadores que tengan dentro de su nómina de 11 a 100 trabajadores podrán hacer la implementación antes del 1 de noviembre. Por último, hasta el 1 de diciembre de este año tiene plazo el empleador responsable de la nómina de entre 1 y 11 trabajadores.

Multas y otras disposiciones

Caita recordó que el reporte de nómina electrónica, basado en las fechas nombradas anteriormente, debe ser generado y transmitido a la Dian los primeros días de cada mes. En caso de no hacerlo, “las sanciones están contenidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La penalización será monetaria y constará entre 3% y 5% del total que no se reportó en la nómina electrónica”, especificó la abogada.

La Dian afirmó que hay una serie de beneficios al presentar el documento soporte de pago de nómina. El primero es usar los costos y deducciones relacionados con la nómina en la declaración de renta. Además, se generará una facilidad en la consulta y trazabilidad de los comprobantes fiscales.
La entidad busca también mantener una actualización en los costos, deducciones e impuestos reportados.