¿Por qué no reciben efectivo en algunas de las 920 notarías que existen en Colombia?

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Si bien dice el dicho: “no hay peor diligencia que la que no se hace”, uno de los trámites más engorrosos puede ser el de visitar una notaría.Estos lugares tan esenciales para diferentes procesos civiles, aún enfrentan importantes retos en materia tecnológica, pues existen algunos puntos que no cuentan con canales digitales para pagar las tarifas. En otras palabras: solo reciben efectivo.

No existe un solo departamento del país que no tenga notarías, en cada uno de ellos hay al menos un establecimiento de este tipo. Según cifras de la Superintendencia de Notariado y Registro, hay 920 en total. Además existen 585 círculos compuestos de notarías únicas.

“Los círculos notariales corresponden al territorio de uno o más municipios del mismo departamento y la notaría o notarias se ubican en el municipio o en uno de los municipios que se defina como cabecera del círculo, al momento de crear la notaría. Los círculos notariales se pueden componer de una o de varias notarías”, explicó la Supernotariado.

¿Pero por qué existen algunas notarías que se resisten a los pagos digitales? La máxima autoridad del sector explicó que, mediante la Circular 3540 de 2018, se informó a las notarías que la Superintendencia de Notariado y Registro no continuaría subsidiando los costos para adquirir el canal de recaudo vía datáfono.

“El Decreto Ley 960 de 1970 estableció que el notario es autónomo en el ejercicio de las funciones que desarrolle, teniendo presente que su actuar se ha de ceñir a lo previsto en la ley. En consecuencia, cada notario se encuentra en libertad de disponer los canales de recepción del pago de sus servicios, en virtud de la autonomía administrativa”, explicaron desde la Supernotariado.

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Andrés Felipe Velásquez, socio de Velásquez Osorio Abogados, explicó que no hay una norma que obligue a las notarías a ofrecer pagos digitales, “pero la Superintendencia de Notariado y Registro ha impulsado su modernización con resoluciones, como la 00011 de 2021, que establece directrices para la prestación del servicio notarial por medios electrónicos. Además, la Ley 2024 de 2020 fomenta prácticas de pago más eficientes en el ámbito mercantil. Aunque no es un requisito legal, estas regulaciones reflejan una tendencia hacia la digitalización y modernización del sistema notarial en el país”.

De hecho, la Supernotariado confirmó a Asuntos Legales que se encuentra construyendo una propuesta de proyecto de ley que permita regular la prestación del servicio público notarial por medios digitales, por lo que a la fecha no se cuenta con la posibilidad de prestar el servicio por estos medios ni se conocen las fechas estimadas para su implementación.

Velásquez aseguró que “muchas notarías en Colombia no aceptan pagos digitales debido a los altos costos de las comisiones bancarias, que afectan sus ingresos, y a la falta de acuerdos con entidades financieras para facilitar estos pagos. Además, la mayor parte del dinero recaudado corresponde a impuestos para terceros, lo que limita su capacidad de asumir estos costos”.

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Juan Sebastián Navarrete, abogado en Navarrete Consultores, explicó que el Decreto 160 de 2020establece el Sistema de Información Notarial y promueve la digitalización, pero no establece un plazo específico para su cumplimiento.

“La Ley 962 de 2005 fomenta la simplificación de trámites administrativos y la digitalización de procesos, pero la implementación y cumplimiento dependen de cada notaría. Esto sucede en algunos casos por falta de recursos, capacitación y preferencias de los usuarios por el efectivo”, dijo.

El experto agregó que, si bien no es ilegal que una notaría no tenga canales digitales, sí va en contra de las directrices de modernización promovidas por la Supernotariado.

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Pero ojo, no porque las notarías no acepten todas pago por medios digitales significa que no le pueden entregar factura electrónica. “Mediante la Circular 143 del 15 de mayo de 2024 expedida por la Superintendencia, se indicó a los notarios la obligación de generar factura electrónica, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 615 del Estatuto Tributario, como consecuencia, a pesar de no recibir los pagos por medio de datáfono o medios electrónicos, el notario está en la obligación de generar factura electrónica, lo cual, garantiza que se cobre la tarifa legal y se reporten los servicios prestados”, dijo el órgano de control.

Antecedentes

Los notarios que incumplan obligaciones tributarias pueden ser sancionados con multas de hasta el doble del impuesto omitido (Art. 672 ET) y 5% del valor mínimo de la escritura (Art. 673 ET). Además, los funcionarios con incremento patrimonial injustificado perderán su cargo y enfrentarán sanciones. Las entidades con errores en la verificación de documentos pueden ser multadas con hasta 10 UVT por infracción (Art. 674 ET), según la firma Velásquez Osorio Abogados.