Cambios en el registro nacional de bases de datos

El Gobierno Nacional expidió el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 que modificó los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 del Sector Comercio, Industria y Turismo de mayo de 2015.

Por medio de este nuevo Decreto se tomó la determinación de disminuir el número de obligados que deben cumplir con el deber de inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), tarea que se venía realizando desde el 03 de noviembre de 2015.

Así mismo, se modificó por tercera vez el plazo para cumplir con dicho compromiso a los sujetos obligados.

En este sentido, el Decreto mencionado señaló que a partir de su entrada en vigencia las micro y pequeñas empresas y ciertas entidades sin ánimo de lucro, no deberán realizar este registro. Lo anterior, en contra posición a la labor de realizarlo a todas aquellas personas jurídicas y naturales que tuvieran cualquier tipo de bases de datos conforme la anterior reglamentación.

De esta manera, el nuevo Decreto solo mantuvo esta obligación de registro de bases de datos únicamente en cabeza de todas aquellas sociedades, y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales sean superiores a cien mil Unidades de Valor Tributario (100.000 UVT), es decir, $3.315,6 millones, y adicionalmente para todas las entidades públicas.

En consecuencia, agregó que para realizar dicha inscripción se realizaría una nueva ampliación del término. Por consiguiente, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a seiscientas diez mil Unidades de Valor Tributario (610.000 UVT) tendrán ahora hasta el 30 de septiembre de 2018 para su registro, las compañías y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a cien mil Unidades de Valor Tributario (100.000 UVT) y hasta seiscientos diez mil Unidades de Valor Tributario (610.000 UVT) tendrán hasta el 30 de noviembre de 2018 y finalmente las entidades públicas tendrán como fecha límite el 31 de enero de 2019.

Es necesario resaltar, que uno de los motivos de esta decisión radicó en que a pesar de la constante divulgación sobre el tema y a la extensión en dos ocasiones del plazo inicialmente determinado, del ciento por ciento (100%) del número de Responsables de Tratamiento que deben inscribir sus bases de datos se encontró que solo el veinticinco por ciento (25%) del total de personas jurídicas cumplieron con la obligación.

El bajo porcentaje obligó por tanto al Gobierno Nacional a replantear los requisitos de quienes deberían dar observancia a esta regulación sin perjuicio del cumplimiento de las demás normas señaladas en la Ley 1581 de 2012 sobre la protección de datos personales.

Finalmente, es necesario aclarar que si bien se limitó el alcance de la norma anterior y adicionalmente se estableció que aquellos no obligados a realizar tal registro que aun así lo hayan efectuado no deberán realizar la respectiva actualización, todas las bases de datos que se generen después de los plazos anteriormente mencionados tendrán el deber de registrarse dentro de los dos (2) meses posteriores a su establecimiento o creación.